Wat is online documentbeheer?
Online documentbeheer is een service waarmee mensen documenten online kunnen bekijken, delen, wijzigen en controleren.Een aantal bedrijven bieden online documentbeheerservices aan en sommige bedrijven maken hun eigen systemen voor intern gebruik.Sommige diensten zijn gratis, terwijl andere kosten in rekening brengen om de service te behouden en extra voordelen en diensten te bieden.Het is niet ongewoon voor bedrijven om een reeks kantoorgerelateerde diensten aan te bieden met online documentbeheer, zodat mensen toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben op één plek.
Er zijn een aantal redenen waarom mensen misschien online toegang hebben tot documenten.Een van de meest voorkomende redenen is de wens om een virtueel kantoor te hebben.Met een virtueel kantoor is iemand niet gebonden aan een specifieke locatie of computer;Het is mogelijk om overal ter wereld in te loggen om documenten online te bekijken.Bovendien kunnen mensen hun virtuele kantoor delen, zoals bijvoorbeeld wanneer een redacteur met een klant in een ander land werkt.De klant kan online documenten plaatsen voor het bekijken en wijzigen door een van beide partijen, een veel efficiëntere aanpak dan mailingdocumenten of e -mailen.
online samenwerking is ook eenvoudiger met online documentbeheer.Sommige bedrijven hebben producten die specifiek zijn ontworpen om samenwerkingswerk te vergemakkelijken, waardoor meerdere mensen tegelijkertijd bij een document kunnen worden aangemeld, wijzigingen aanbrengen en opmerkingen toevoegen.Elektronische documentopslag kan ook nuttig zijn als een beveiligingsmaatregel, waardoor het document wordt beschadigd in andere formaten en locaties, het nog steeds online beschikbaar zal zijn. Het is mogelijk om online documenten openbaar of privé te maken.Mensen bieden soms cv's, knipsels en soortgelijke documenten in een gedeeld formaat, zodat potentiële klanten en geïnteresseerde leden van de media er gemakkelijk toegang toe hebben.Aan de andere kant kunnen mensen die aan een vertrouwelijk project werken, misschien de voorkeur geven aan een wachtwoordbeveiligd gebied voor hun documenten om ervoor te zorgen dat ze niet door ongeautoriseerd personeel worden gezien.Mensen kunnen meestal de privacy -instellingen aanpassen, inclusief wie het document mag bekijken, op elk gewenst moment. Mensen die geïnteresseerd zijn in online documentbeheer kunnen van een aantal diensten dienen.Het is belangrijk om na te denken over welke soorten functies mogelijk zijn voordat je je aanmeldt met een service, en het kan ook verstandig zijn om andere mensen te vragen die aan hetzelfde document zullen werken als ze een voorkeur hebben.Iemand kan bijvoorbeeld al een abonnement op een service hebben en werken er de voorkeur aan om met die te werken in plaats van zich te abonneren op een andere service.