Wat is inkoopsoftware?

Er zijn twee hoofdtypen inkoopsoftware: elektronisch inkoop- of logistiekbeheer.Inkoopsoftware maakt meestal deel uit van een Enterprise Resource Planning (ERP) -oplossing of boekhoudpakket.De meeste softwareleveranciers bieden een volledig geïntegreerde oplossing die inkoopactiviteit in het boekhoudsysteem opneemt.Het voordeel van dit type software is de mogelijkheid om op elk moment nauwkeurig over alle financiële verplichtingen te rapporteren.

Inkoop of inkoop is alle activiteiten die betrekking heeft op het verwerven van goederen en diensten voor gebruik door het bedrijf.Een standaard inkoopsysteem stelt gebruikers in staat om inkoopaanvragen, goederenbonnen, inkooporders en facturen te maken.Goederenrendementen, kredietmemo's en leveringsbevestiging zijn opties die vaak in dit type software worden opgenomen.De beste inkoopsoftware omvat belangrijke rapportagefunctionaliteit, geautomatiseerde goedkeuringswerkstromen en het volgen van commitment.

Elektronische inkoop, of e-procurement, is een inkoopsoftware die wordt gebruikt om goederen van andere leveranciers te kopen via hun websites.Doorgaans logt de gebruiker in op een interne elektronische inkoopoplossing die is aangesloten op de boekhoudsoftware.De gebruiker kan kiezen uit een lijst met goedgekeurde leveranciers en door hun catalogi voor producten bladeren.Bij het selecteren van de producten worden de items genoteerd in de elektronische inkoopsoftware.

de gebruiker moet de interne accounts toewijzen aan de items in de winkelwagentje.Het interne goedkeuringsproces wordt vervolgens geactiveerd, meestal met automatische e -mails of gerelateerde tools.Na goedkeuring wordt een elektronische inkooporder naar de leverancier gestuurd.Wanneer de items worden ontvangen, logt de gebruiker terug in het elektronische inkoopsysteem om de goederenontvangst te verwerken. Het elektronische factureringsproces stelt goedgekeurde bedrijven in staat om hun facturen rechtstreeks aan de klant elektronisch in te dienen.De meeste systemen hebben een automatisch proces om ervoor te zorgen dat alleen bestellingen die zijn ontvangen worden ingediend voor betaling.Andere bedrijven vereisen dat elke factuur handmatig wordt beoordeeld en goedgekeurd voordat ze worden verwerkt voor betaling. Elektronische inkoopsoftware heeft de afgelopen vijf jaar een enorme groei doorgemaakt en zal naar verwachting blijven groeien.Er zijn aanzienlijke besparingen beschikbaar voor instellingen die elektronische inkoop implementeren.De besparingen zijn beide besparingen op de harde dollar vanwege de verminderde tijd om facturen te verwerken, en zachte dollarbesparingen vanwege een verminderde tijd van het personeel dat nodig is om een bestelling te verwerken.Standaard inkoopsoftware is een veelgebruikt besturingsmechanisme om de bestedingsactiviteit te volgen en de prijzen te controleren die leveranciers in rekening brengen, en om ervoor te zorgen dat het beleid wordt gevolgd.