Hvordan velger jeg den beste samarbeidsplattformen?

Når du leter etter den beste samarbeidsplattformen, vurder dine behov og dine forventninger til programvaren.De fleste samarbeidsplattformer tilbyr grunnleggende kommunikasjonsfunksjoner, datalagring, fildeling, feilsøkingsverktøy og konferansefasiliteter.Hastighet, brukervennlighet, ekstra funksjoner og kostnadene som er involvert bør også vurderes.

De tre grunnleggende og viktigste funksjonene i enhver samarbeidsplattform er, sentraliserte datalagring, kommunikasjonsverktøy og feilsøkingsverktøy.Sentralisert datalagring eliminerer behovet for hver samarbeidspartner for å lagre data på datamaskinen hans og hjelper data med å forbli konsistente og oppdaterte.Deling av live filer er en annen nyttig funksjon og gjør det enkelt for samarbeidspartnere å dele dokumenter eller regneark i gruppen.

Kommunikasjonsverktøy kan omfatte funksjoner som nettkonferanse, gruppe eller private møter, Voice Over Internet Protocol (VoIP), e-posteller direktemeldingssystemer.Live streaming -video er veldig effektiv for konferanser eller online møter, og noen samarbeidsplattformer tilbyr funksjonen i en virtuell tavle for demonstrasjoner.Det kan hende du også må utelukke en samarbeidspartner fra et møte, og noen plattformer lar deg gjøre dette.

Feilsøkingsverktøy er viktig når det gjelder å sikre at alle samarbeidspartnere løser problemer raskt og enkelt.Noen plattformer har en integrert hjelpeseksjon, som kan nås av noen av gruppesamarbeidere.Denne funksjonen hjelper til med å redusere bruken av fagpersoner eller tjenester utenfra og kan spare tid så vel som penger.

Samarbeidsplattformer kan ta forskjellige skjemaer og kan installeres programvare på en lokal maskin eller en installasjon som kjører fra en ekstern server.Noen plattformer er internettbasert, og samarbeidspartnere kan få tilgang til plattformen med et brukernavn og passord.Installasjonen eller typen plattform du velger kan påvirke hastigheten og plattformens ytelse.Hastighet er en viktig vurdering siden hengende eller langsom ytelse kan skape problemer under nettkonferanser eller VoIP -bruk.

I noen tilfeller kan det være nødvendig å ha en profesjonell å lage eller sette opp samarbeidsplattformen for deg.Hvis dette er tilfelle, er det lurt å se om leverandøren også tilbyr opplæring for teammedlemmene som bruker samarbeidsplattformen, da dette vil hjelpe teamet til å forstå hvordan plattformen fungerer og vil sikre optimal produktivitet fra starten.De fleste plattformer er ganske enkle å bruke, men funksjonene og funksjonene skiller seg veldig fra en plattform til den neste, så det kan ta litt tid for samarbeidspartnerne å forstå systemet fullt ut.

En siste vurdering vil være om du foretrekker å brukeOpen source -programvare eller proprietær programvare.Hvis du har et stramt budsjett, er open source -programvare det beste alternativet, da disse pakkene kan fås gratis.De fleste av disse pakkene tilbyr de grunnleggende funksjonene som trengs, men hvis du trenger noen tilleggsfunksjoner, kan det være i din beste interesse å velge en betalt programvarepakke.