Hvordan velger jeg den beste programvaren for dokumentflyt?

Dokumentarbeidsflyt beskriver prosessen som et dokument passerer i en organisasjoner regelmessig virksomhet.For eksempel kan en arbeidsflyt for produksjonsselskapsdokument begynne med en modell designet av ingeniører, som deretter sendes til en profesjonell som lager en materialregning basert på denne designen.Når kostnader og leverandører er bestemt av en profesjonell, kan han eller hun deretter overføre dokumentet opp til en leder eller profesjonell som kan redigere og godkjenne ordren.Fagpersoner som bruker dokumentarbeidsflytprogramvare er opptatt av å lage en klar og gjennomsiktig prosess som kan automatiseres og som kan hjelpe en organisasjon til å bli mer effektiv.For å velge den beste dokumentarbeidsflytprogramvaren, kan det være nyttig å vurdere behovene til organisasjonen din, kvaliteten på programvaren og for å bestemme hvilke tilgangsmåter som passer bestMal dokumenter og kan synkroniseres med e -postsystemer, på denne måten kan brukere automatisk legge ved dokumenter til e -postmeldinger.Disse grunnleggende systemene lar også arbeidsflytsjefer lage enkle systemer med et sett med stadier som et dokument må passere gjennom.Disse systemene er ideelle for mindre bedrifter som først og fremst er opptatt av internt dokumentarbeidsflyt.

Mer kompleks dokumentarbeidsflytprogramvare gjør det mulig for brukere å lage sine egne maler og generere rapporter om effektiviteten til en arbeidsflytprosess.Disse systemene kan også gjøre det mulig for brukere å lage klientgrensesnitt.Disse grensesnittene kan nås av klienter som ønsker å legge inn bestillinger eller applikasjoner.Denne typen programvare blir ofte foretrukket av fagpersoner hvis arbeidsflytsystemer strekker seg utover en organisasjons interiør.Noen tips for å velge programvare for arbeidsflyt av høyeste kvalitet er å spørre kolleger i en lignende bransje for anbefalinger.Mange fagpersoner opplever at handelspublikasjoner er gode ressurser som gir grundige undersøkelser og vurderinger av forskjellige typer programvare.

Generelt er det to forskjellige tilgangsmåter for dokumentarbeidsflytprogramvare.På den ene siden foretrekker kanskje større virksomheter å kjøpe programvare som kan installeres i datamaskinene i et organisasjonsnettverk.I disse tilfellene eier en organisasjon programvare og er ansvarlig for å oppdatere funksjoner og sikkerhet.

Mindre bedrifter kan ha nytte av programvare på forespørsel.Dette er programvare som brukere kan få tilgang til på nettet.Programvare på forespørsel krever normalt at en organisasjon betaler bruksgebyr.En fordel med denne metoden for tilgang er at brukere kan være avhengige av en programvarever for å oppgradere sikkerhet og funksjoner, noe som gir mindre avhengighet av datateknikere.