Hvordan gjennomfører jeg en arbeidsplassundersøkelse?
En etterforskning på arbeidsplassen kan være nødvendig som svar på en klage på trakassering eller diskriminering, et sikkerhetsspørsmål eller ulykke på arbeidsplassen, et alvorlig brudd på selskapets retningslinjer og prosedyrer eller kriminell aktivitet som tyveri eller hærverk.Henvendelser som ble gjort under en etterforskning på arbeidsplassen, må gjøres diskret og i samsvar med den aktuelle lovgivningen for å unngå ytterligere komplikasjoner av forhold.Du må være spesielt kjent med rett til personvernlover innen jurisdiksjonen for å gjennomføre en arbeidsplassundersøkelse.
Arbeidsgivere har en plikt til å se på alle påstander om urett.Selv når den blir presentert for en uformell klage, er arbeidsgiveren forpliktet til å se på saken og en formell etterforskning på arbeidsplassen kan være nødvendig.Unnlatelse av å undersøke tilstrekkelig kan forlate arbeidsgiveren åpen for påstander om uaktsomhet senere.
Når en klage først blir presentert, er dokumentasjon avgjørende.Tilsvarende bør detaljer om ulykker eller hendelser også skrives.Detaljer kan bli uskarpe eller glemt med tiden, noe som gjør en skriftlig rekord som er viktig for enhver undersøkelse på arbeidsplassen.Mange virksomheter og organisasjoner har klage og hendelsesformer, men i deres fravær vil enhver skriftlig konto være tilstrekkelig.
Avhengig av klagen eller hendelsen, kan intervjuer med vitner være nødvendige under etterforskningen på arbeidsplassen.Henvendelser bør gjøres diskret og privat.Du må samle informasjon mens du fremdeles respekterer personvernrettighetene til alle involverte: klageren, vitnene og de siktede.Spørsmål bør være fokusert på problemet og formulert på en åpen måte som ikke fører til enkle ja eller nei svar.
Fysisk undersøkelse på arbeidsplassen kan være passende, avhengig av arten av rapporten eller hendelsen.Dokumentasjon er også viktig her, og fotografier av en hendelse eller fare kan være nødvendig.Igjen må personvernlovene respekteres.En arbeidsgivers rett til å gjennomføre søk på arbeidsplassen og lignende handlinger, for eksempel medikamentprøving og overvåking, varierer fra en jurisdiksjon til en annen.Hvis du er i tvil, bør du søke juridisk konsultasjon før noe søk eller test finner sted.
Funnene bør sammenstilling av en rapport.Konklusjoner bør stole på bevis og bør ikke våge seg i antagelse.Rapporten skal inneholde et tiltenkt handlingsforløp for å adressere hendelsen, urett eller fare under etterforskning.Resultatene fra etterforskningen bør deles med klageren.
Responsen på funnene fra en undersøkelse på arbeidsplassen bør først og fremst fokusere på å korrigere problemet.Utstyr kan kreve reparasjon eller utskifting, eller nye prosedyrer må kanskje vedtas.Når det gjelder mishandling eller forseelse, kan det være nødvendig med disiplinærhandling.Avhengig av alvorlighetsgraden og arten av handlingene som er under etterforskning, kan det hende at rettshåndhevelse eller reguleringsbyråer må varsles.