Hvordan forbedrer jeg arbeidsflyten?

Forbedring av arbeidsflyten er en viktig prosess enten det er for en person eller en organisasjon.Det er bevist at en forbedret arbeidsflyt maksimerer effektiviteten, minimerer avfall både i tid og ressurser og forbedrer moralen.Måten å forbedre arbeidsflyten kan være så enkel som å identifisere og eliminere bortkastet tid eller så kompleks som å undersøke og endre hele prosessen og/eller automatisere hele eller deler av den.Uansett hvor stor eller liten jobben eller prosessen, er det verdt tid og krefter på å ta trinnene for å forbedre arbeidsflyten.

Det første trinnet for å forbedre arbeidsflyten er å identifisere og eliminere avfall, og det største avfallet av alt er tid.Den moderne arbeidsplassen har blitt vant til og avhengig av e -post, direktemeldinger og teksting.Disse kommunikasjonsmidlene var ment å spare tid, men de kan føre til en overflod av ubrukelig informasjon og bortkastet tid.Du kan forbedre arbeidsflyten bare ved å eliminere eller begrense direktemeldinger og sende tekst og ved å sette rimelige forventninger på e -post.Å reagere på eller svare på e -post så snart de kommer inn kan være en tidskritt.Enhver jobb eller prosess vil gå bedre og videre med en rimelig blokk med tid som er viet til den i stedet for å prøve å få det til i små trinn.Å sette av til og med 20 eller 30 minutter til å vie til en enkelt oppgave eller prosess vil hjelpe deg å gjøre store fremskritt i å øke produktiviteten og forbedre arbeidsflyten.Med fokus på en bestemt oppgave for en relativt kort, men uavbrutt tid, kan være en av de beste metodene som hjelper deg med å forbedre arbeidsflyten.

For mer kompliserte prosedyrer og større organisasjoner, krever det en mer systematisk tilnærming for å forbedre arbeidsflyten.Disse prosessene innebærer å dele arbeidsflyten i små, endelige trinn og analysere oppgavene som er involvert i hvert trinn.De to viktigste prinsippene som deretter kan tilordnes hvert trinn, er ansvar og automatisering.En enkelt person eller enhet må være helt ansvarlig for å oppnå hvert trinn, noe som eliminerer fingerpekende og utsettelse.

Neste del spør om et trinn kan automatiseres.Enhver del av prosessen som kan være fullstendig automatisert, og tar personell ut av ligningen, er et stort skritt mot å forbedre arbeidsflyten.Etter at hvert trinn er blitt analysert, er ansvaret blitt tildelt, og arbeidet er automatisert der det er mulig, vil hele arbeidsflytprosessen bli mye forbedret.

Trinnene for å forbedre arbeidsflyten involverer stort sett sunn fornuft og tradisjonelle styringsteknikker.Utfordringen er å dele arbeidsflyten i håndterbare trinn og deretter forbedre hvert av trinnene som er involvert.På denne måten kan du eliminere avfall, maksimere tid og produktivitet og forbedre arbeidsflyten.