Hvordan skal jeg skrive et forretningsbrev?
Når du skriver et forretningsbrev, bør du bruke en samtale tone og riktig formatering, og du bør være kort.Planlegg brevet ditt før du skriver ved å liste over hovedområdene eller fagene som skal inkluderes, samt eventuelle spesifikke hendelser eller detaljer.Bestem deretter en logisk rekkefølge for å løse problemene.Kort henviser til tidligere korrespondanse eller samtaler i første ledd, og kommer deretter rett til formålet med forretningsbrevet.Oppgi tydelig enhver oppfølgingsaksjon i sluttavsnittet.
Tone
Bruk en hyggelig tone, spesielt hvis forretningsbrevet inneholder negativ handling eller en negativ respons.Angi takknemlighet for hvordan mottakeren har hjulpet deg, hvis aktuelt.I det siste avsnittet, takk mottakeren for sin tid, vurdering eller innsats.Uten å være for personlig, kan du prøve å bruke en vennlig, medfølende tone for forretningsbrev.Hvis du eller selskapet ditt har gjort en feil, må du være rett og slett ved å innrømme feil.
For å unngå tendensen til å skrive for formelt i et forretningsbrev, bruker du sammentrekninger som de som ofte brukes i tale.Inkluder også personlige pronomen og mdash;som jeg, vi og vår mdash;i stedet for mer formelle valg som selskapet.Være kortfattet.I stedet for å skrive, mottar vi for eksempel korrespondansen din angående ... bare skriv vi mottok ....Svært formelle setninger er mer passende i visse typer juridiske dokumenter eller korrespondanse enn i enkle forretningsbrev.
Format
Bruk riktig format for et forretningsbrev.Blokkstil er den enkleste.I et brev med blokkstil begynner alle delene i venstre margin, uten innrykk.
Order av hovedkomponenter
Hvis du bruker brevpapir med firmaet eller det personlige navnet ditt trykt øverst, trenger du ikke åSkriv inn navn og adresse.Hvis du ikke bruker brevhode, skriver du adressen øverst på siden.Du bør unngå å bruke fancy skrivesaker eller farget papir for de fleste forretningsbrev.
Omtrent tre til 10 linjer etter adressen din eller under bokstavutskriften, skriver du inn datoen og sørg for å stave ut måneden.Fire linjer under datoen, skriv inn innsiden av adressen.Den indre adressen inneholder mottakerne fullt navn, gateadresse, by og postnummer, med hver enkelt på en egen linje.Legg igjen en tom linje mellom den endelige linjen i adressen og hilsen.Hilsen er generelt i formatet kjære Mr. Smith eller kjære fru Jones Mdash;Bruke mottakerne faktiske etternavn i stedet for disse eksemplene, selvfølgelig mdash;etterfulgt av en tykktarm.
En enkelt blank linje skiller hvert avsnitt i brevet.Skriv inn en lukking, for eksempel oppriktig din eller hilsen.Bruk et komma etter avslutningen.
Legg igjen tre eller fire blanke linjer for en signatur, skriv navnet ditt.Plasser jobbtittelen din, om ønskelig, under navnet ditt.Hvis du inkluderer vedlegg eller kabinetter i forretningsbrevet ditt, skriver du riktig ord og mdash;Vedlegg eller kabinett mdash;Etter en tom linje under det skrevne navnet eller tittelen.
korrekturlesing
Kontroller forretningsbrevet ditt etter å ha skrevet det for å bekrefte at alt er riktig og fullført, inkludert alle datoer og eventuelle monetære mengder.Korrekturles brevet for typografiske eller grammatiske feil.La noen andre lese brevet ditt før du sender det, og ikke glem å signere brevet med en blå eller svart blekkpenn.