Hva er administrative ferdigheter?

For å følge med på en stadig skiftende arbeidsplass, får administrative fagpersoner et bredt spekter av ansvar.Disse kontorpersonene kan spesialisere seg på en rekke felt, fra juridiske, medisinske og utdanningsyrker til myndigheter eller teknologiske felt.Administrative ferdigheter vil variere mellom forskjellige bransjer så vel som forskjellige geografiske lokasjoner.

Selv om det ikke alltid er nødvendig, er mange administrative fagpersoner sertifisert eller har grader i virksomhet, administrasjon, kontorteknologi eller relaterte programmer.Alle disse stillingene vil generelt kreve minst et videregående vitnemål ved innreise.I tillegg er det ofte nyttig å ha erfaring eller utdanning innen et bestemt felt.For eksempel kan de som jobber i en juridisk setting synes det er gunstig å ha administrative ferdigheter relatert til paralegale studier.

Kontorpersoner i teknologiske næringer kan synes det er nyttig å ha ytterligere matematikk, vitenskap eller dataferdigheter.De fleste regjeringsjobber vil vanligvis kreve gjennomføring av en embetseksamen også.Fortsettelse av utdanning, workshops og profesjonelle organisasjoner er andre gode måter å tilegne seg ytterligere kunnskaper og administrative ferdigheter.En av disse inkluderer å ha sterke organisasjonsevner.Administrative fagpersoner må ha muligheten til å multitaske og benytte seg av tidsstyringsevner.Administrative arbeidere er kjent for å sjonglere mange oppgaver og klienter i tillegg til å møte frister.Disse fagfolkene må ikke bare tilby generelle kontorprosedyrer, men også støttepersonell;utføre planlegging;håndtere kjøp;trene andre;og samhandle med kunder, leverandører og allmennheten.

I tillegg må administrative ferdigheter i kontorarbeidere omfatte eksepsjonell kommunikasjon, både skriftlig og muntlig.Ikke bare er de ansvarlige for hurtig, effektiv håndtering av alle samtaler, de må også regelmessig sjekke telefonsvarer og e -postmeldinger, og videresende dem til de aktuelle partene.Sterk skrive-, forsknings- og grammatikkferdigheter er også viktig for riktig håndtering av skriftlig korrespondanse inn og ut av kontoret.Administrative fagpersoner er i hovedsak livline på kontoret.

Å ha kunnskap om grunnleggende retningslinjer for forretningsetikette og praktisere skjønn med sensitivt innhold og materialer er ytterligere administrative ferdigheter som er nødvendige innenfor et kontor.Et annet viktig aspekt av jobben inkluderer teknologiske ferdigheter.Kontorpersoner må ha sterke data- og tastaturferdigheter.De må også holde seg informert om teknologiske endringer i forskjellige programvaresystemer som tekstbehandling, regneark og databaser, og opprettholde tilstrekkelige internettferdigheter.Registreringsstyring er også essensielt.

Opprettholdelse av poster inkluderer arkiveringsprosedyrer som innebærer både elektronisk og håndinnlevering.Midt i alt dette er administrative arbeidere ofte pålagt å opprettholde papirer og forsyninger samt distribuere post og pakker.I tillegg må utstyret på kontoret, for eksempel faksmaskiner, kopimaskiner og skrivere, sjekkes og vedlikeholdes gjennom dagen.Administrative ferdigheter krever livslang utdanning og opplæring for å følge med på endrede teknologier og verdensomspennende krav.