Hva er konferansetjenester?

Konferansetjenester inkluderer bestilling av konferanser, møter eller andre arrangementer, samt planlegging og levering av tjenestene som er nødvendige for at disse arrangementene skal lykkes.Konferansetjenester blir også ofte referert til som møteledelse, arrangementsledelse, hendelsesplanlegging eller markedsføring av arrangementer.Konferansetjenester ledere kalles også møte- eller hendelsesplanleggere.Konferansetjenester varierer i henhold til arrangementet, men inkluderer vanligvis budsjettering, overnattingsordninger, catering og lydutstyr og support.

Det er to brede kategorier av konferansetjenester: de som administreres av interne møteplanleggere, og de som administreres av tredje-Partsplanleggere.Intern møteplanleggere er ansatte i anlegget som er vert for arrangementet.Vanligvis vil gruppekontakten, medlem av gruppen som har ansvaret for å gjøre alle nødvendige ordninger, på forhånd bestemme hvilket anlegg som skal brukes til arrangementet og kontakte eierne direkte.En konferansetjenestesjef blir deretter tildelt fra det anlegget.Utenfor eller tredjepartsbedrifter blir selskaper ansatt når en gruppe ikke har valgt et bestemt nettsted.Gruppekontakten vil gi en liste over krav, og konferanseselskapet vil begynne å foreslå passende fasiliteter og fungere som en mellomting mellom gruppen og nettstedene.

Konferansetjenester som kreves for hvert arrangement inkluderer losji og servering.Av denne grunn blir konferanser ofte arrangert av hotell med konferansefasiliteter på stedet.Disse inkluderer vanligvis store og små møteplasser, datalaboratorier, en ballsal og audiovisuelle evner for høyttalere eller presentasjoner.Måltider håndteres vanligvis av anleggene egen mat- og drikkeavdeling.Disse konferansetjenestene administreres alle av personell på stedet og koordinert av Conference Services Manager, som gjør alle nødvendige ordninger når de blir informert av gruppen om deres behov.

Tredjeparts konferansetjenester ledere tilbyr forslag til et sted for konferansen, og koordinerer deretter alle tilleggstjenester hvis de ikke tilbys av det anlegget, for eksempel catering og hotellreservasjoner.Denne typen konferanseplanlegging er vanlig med grupper som er for store til å bli innkvartert av et enkelt hotell, eller for grupper som vil at en tredjepart skal hjelpe dem med å forhandle frem den beste satsen.Konferansetjenester inkluderer også planlegging av enhver rekreasjon gruppen kan ønske seg under oppholdet.

Å velge et konferanseanlegg oppnås best ved å undersøke gruppens behov og hva de søker å oppnå under arrangementet.Typiske konferanser inkluderer messer, selskapstreningsprogrammer eller årlige prisutdelinger.Mange planleggere av hotellkonferansetjenester planlegger også bryllup eller små familiebegivenheter.Målet med å ansette fagfolk i konferansetjenester er å sikre at alle gruppens behov blir oppfylt og at arrangementet går greit uten å måtte bekymre seg for detaljene.