Hva er bedriftsminutter?

Bedriftsminutter er dokumenterte merknader om spørsmål omtalt under en slags forretningsmøte.Møteprotokoll av denne typen er ofte forberedt på et bredt spekter av arrangementer som aksjonær- og direktørmøter.Bedriftsregister av denne typen blir generelt gjennomgått og endret etter behov på påfølgende møter, og blir en del av de permanente postene som opprettholdes av de fleste selskaper.

Et bredt spekter av informasjon kan inkluderes i et sett med bedriftsminutter.Vanligvis vil detaljene som er inkludert, fokusere på nøyaktig å registrere diskusjoner om forskjellige fag som er relevante for driften av virksomheten.Vanlige eksempler på linjeartikler som finnes i bedriftsminutter inkluderer diskusjon, adopsjon eller endring av forretningsplaner og prosedyrer, valg og anerkjennelse av nye offiserer i selskapet, og beslutninger om å utstede eller selge aksjer.Selv problemer som omstrukturering av fordeler for ansatte eller underholdende ideen om å selge eller slå sammen virksomheten, kan diskuteres under møtet og dokumenteres i de offisielle minuttene.

I mange jurisdiksjoner kreves selskaper av lover for å opprettholde bedriftsminutter med spesifikke typer samlinger, for eksempel aksjonær- eller direktørmøter der valg finner sted.Selv om lokale lover ikke krever at det holdes minutter på visse typer bedriftsmøter, velger mange selskaper å gjøre det som et middel til å skape en kontinuerlig historie med virksomheten og sørge for at viktige emner og diskusjoner er tilgjengelige for referanse på fremtidige datoer.Siden bedriftsminutter ofte anses som tillatelige i rettsmøter, er det veldig viktig å sørge for at protokollen er nøyaktige og godkjent av de som deltar på møtet.

Det er flere forskjellige tilnærminger til å forberede bedriftsminutter.En tilnærming innebærer tilstedeværelse av en person som er trent som en opptaker til å ta notater under selve møtet.Mer ofte i dag er møtet registrert vanlig lydopptakutstyr, noe som gjør det mulig for et tekstdokument å være utarbeidet på et senere tidspunkt.Noen selskaper inkluderer til og med visuelle data i protokollen, for eksempel inkludering av en lysbildepresentasjon som vises for aksjonærene, og kombinerer tekst og visuelle hjelpemidler for å gi en mer fullstendig historie om hva som skjedde i møtet.

Med begge tilnærminger blir et offisielt utskrift utarbeidet og distribuert til styremedlemmer eller aksjonærer for gjennomgang.På det neste planlagte møtet blir bedriftsminuttene gjennomgått og endret om nødvendig.Den faktiske prosessen med å gjennomgå og gjøre endringer kan være noe avslappet, selv om det ikke er uvanlig at noen virksomheter skal benytte segFor endringer eller endringer under gjennomgangen av de foreslåtte minuttene.Når de som er til stede er enige om at protokollen er komplette og nøyaktige, er de godkjent og blir en del av selskapets offisielle poster.