Hva er administrerte utskriftstjenester?

Administrerte utskriftstjenester refererer til outsourcing av dokumentutskrift eller til outsourcing av dokumentutskriftsmaskiner.Dette kan ordnes på flere måter, inkludert utskrift utenfor stedet, et sentralisert skrivebord på stedet, flere desentraliserte områder på stedet, eller en kombinasjon av de to siste.Fordelene med administrerte utskriftstjenester inkluderer å redusere ansattes arbeidskraft og reduserte kostnader.

Når de fleste tenker på administrerte utskriftstjenester, er maskinene som kommer til tankene først kopimaskiner og skrivere fordi dette er verktøyene som ofte brukes til å produsere trykte dokumenter.Avhengig av størrelsen på organisasjonen, kan den trenge en skriver eller mange, og kan trenge disse enhetene for å skrive ut i enten farge eller svart og hvitt.Det samme gjelder kopimaskiner.I noen tilfeller, dobbeltformålsmaskiner eller til og med flerbruksmaskiner som inneholder alternativer som skanning eller faksing, kan det være det beste valget for et selskap. Å kjøpe disse maskinene kan være ekstremt dyre.Noen virksomheter synes det er mer kostnadseffektivt å leie utskriftsmaskinene de trenger.Flere selskaper tilbyr denne typen tjenester til varierende priser.

Om virksomheten eier eller leier maskiner, kopimaskiner og skrivere vil fortsatt kreve regelmessig service for å holde dem i gang, og kan også trenge nødetat for spesifikke feil eller hendelser.Mange av de samme selskapene som tilbyr leiekontrakter tilbyr også denne typen tjenester, basert på en årlig eller flerårig kontrakt.Slike kontrakter kan omfatte levering av et bestemt antall tonerpatroner per periode og vil sannsynligvis omfatte et bestemt antall hendelsesanrop samt regelmessig planlagte serviceavtaler.

Bruk av slike tjenester tjener flere formål.Tjenestekostnadene under en kontrakt reduseres vanligvis betydelig fra prisene som belastes for en enkelt samtale utenfor en kontrakt.De fleste administrerte utskriftstjenesterkontrakter Angir et vindu som tjenestesponsen må gjøres.Dette hjelper til med å redusere nedetid for utstyret.Å ha et serviceselskap på samtale forhindrer også ansatte som ikke er kjent med utstyret i å måtte prøve å få det opp igjen og gå.

I større selskaper kan administrerte utskriftstjenester bety et sentralt utskriftsområde på eller utenfor stedet.Dette kan omfatte flere kopimaskiner eller skrivere som drives av en dedikert stab.Slike sentre kan også tilby tilleggstjenester som storformatutskrift, bindery og trimming.Oftest er denne typen senter beregnet på større jobber og kjøres i forbindelse med en rekke skrivere eller kopimaskiner som er tilgjengelige i hele bygningen for små jobber.