Hva er anskaffelsesprosedyrer?

Hver organisasjon som kjøper varer eller tjenester har standard anskaffelsesprosedyrer , metodene de bruker for å skaffe seg disse tingene.Disse prosedyrene dekker alle aspekter av anskaffelsessyklusen, inkludert valg av leverandør, kontraktsforhandlinger, ordreplassering og betaling.Alle firmaer har anskaffelsesprosedyrer, og de brukes til å kontrollere utgiftsaktiviteten, sikre at passende godkjenninger er på plass og reduserer risikoen for overbetaling.Anskaffelse eller innkjøpsaktivitet omfatter all utgiftsaktivitet, unntatt lønn, og representerer ofte mer enn 50 prosent av alle utgifter.

Den primære drivkraften for utvikling av anskaffelsesprosedyrer er å kontrollere alle utgifter.De faktiske prosedyrene som brukes kan variere litt, men vil være like.En passende godkjenningsprosess innebærer vanligvis en separasjon av oppgaver og involvering av toppledere for transaksjoner som vil koste mer enn en bestemt pris.En annen standard anskaffelsesprosedyre er å begrense tilgangen til innkjøpsordningsskjemaene og kreve signert autorisasjon fra en annen leder enn personen som bruker varene.Denne separasjonen av varemottakeren og godkjenningen er designet for å sikre at en senior medarbeider er klar over ordren og kan bekrefte at materialene er påkrevd og vil bli brukt til riktig formål.

En annen vanlig anskaffelsesprosedyre er å lage en kort liste over forhåndsgodkjente leverandører for spesifikke varer.Leverandører legges til listen gjennom en anbudsprosess som gjennomføres på planlagt basis.Denne prosessen er designet for å være gjennomsiktig og for å gi firmaet en mulighet til å oppnå rabatter i pris, for å oppfylle kvalitetsstandarder og for å sikre aktualiteten til levering.

Risikoen for et selskap uten skikkelige anskaffelsesprosedyrer er for mye, unnlatelse av å oppnå god verdi og kjøpe svindel.Mange mennesker som ikke har noen regnskaps- eller anskaffelsesopplæring, harme trinnene som er involvert i en innkjøpsforespørsel.Disse prosessene er imidlertid designet for å spare både tid og penger.

Andre vanlige anskaffelsesprosedyrer inkluderer innstilling av verds terskler som utløser forskjellige anskaffelsesaktiviteter.For eksempel kan kjøp som koster mer enn et visst beløp kreve at en innkjøpsordre skal godkjennes med to ledelsesnivåer.En innkjøpsordre for en mye høyere pris kan kreve at et forslag skal utstedes.

I noen tilfeller kan det hende at selskaper kan forsvare sine kjøpskontrakter.Hvis en leverandør som deltok i anbudsprosessen føler at de ikke fikk en rettferdig mulighet til å konkurrere, kan det søkes et søksmål.Kontraktsrett er en kilde til mye juridisk aktivitet, og firmaer med sterke anskaffelsesprosedyrer er i beste posisjon til å forsvare sine forretningsavgjørelser.