Hva er forslagskjemaer?

Det er tre typer forslagsskjemaer som brukes i standard forretningsdrift: innkjøp, prosjekt og salg.Alle disse skjemaene utfører den samme grunnleggende funksjonen, og gir brukerne en strukturert metode for å samle informasjonen som kreves for beslutningstaking.Den faktiske utformingen av forslagsskjemaene varierer basert på den faktiske forretningsprosessen som følges i hver organisasjon.Mange stasjonære selskaper tilbyr skjemamaler som kan være et flott sted å starte diskusjoner i firmaet eller organisasjonen.

Et innkjøpsskjema brukes ofte i store organisasjoner for å spore kjøpsforespørsler som overstiger en spesifikk dollarverdi eller er del av en spesifikk varetype.Det er to undertyper av anskaffelsesforslagskjemaer: anbudte prosjekter og utstyrsforespørsler.De detaljerte spesifikasjonene til prosjektet er inkludert i forespørselen om forslag.I mange firmaer brukes forslagsskjemaer for å gi den samme strukturen til alle anbudsprosjekter.Dette er veldig viktig, ettersom all informasjon gitt til en part og ikke andre gir en urettferdig fordel.

Et skjema for forslag til utstyrsforespørsel brukes ofte i sentraliserte firmaer.Utstyrsbrukeren eller avdelingsveilederen fyller ut skjemaet og sender det inn til innkjøpsavdelingen.På skjemaet vil brukeren gi sin kontaktinformasjon, den detaljerte spesifikasjonen av varen som kreves, virksomheten rasjonell og budsjettet.De fleste forslagsskjemaer har signaturbokser for å sikre at alle forespørsler blir gjennomgått og godkjent før innkjøp.

Mange ingeniør- eller informasjonsteknologifirmaer har et sentralisert prosjektstyringskontor.Et skjema for prosjektforslag brukes til å administrere forespørsler fra brukere, gi struktur til datainnsamlingen og sikre at alle brukerforespørsler har fulgt den samme godkjenningsarbeidsflyten.Alle prosjekter må ha en sponsor, påvirket avdeling eller forretningsprosess.Prosjektforslagsskjemaene inkluderer dokumentasjon av Business Challenge og ønsket sluttresultat av prosjektet.Der det er mulig, forventes personalet å gi en estimert prosjektkostnad, tidslinje og besparelser i effektivitet eller harde dollar.

Salgsforslagsskjemaer brukes av Business to Business Sales -ansatte under budprosessen.Inkludert i et skjema for salgsforslag er produktbeskrivelsen, kostnadene, installasjonen eller servicekostnadene og tidslinjen for levering.Detaljene gitt på salgsforslaget fra kundenes grunnlag for evaluering av kunden.All relevant informasjon må inkluderes, slik at klienten kan sammenligne detaljene i salgstilbudet til de andre forslagene som han eller hun har mottatt.