Hva er fordelene med et digitalt arkiveringssystem?

Fordelene med et digitalt arkiveringssystem er mange, og inkluderer reduserte kostnader for selskapet, fordelene for miljøet og økt enkel sortering og å finne og flytte dokumenter.Den første prosessen med å sette opp et digitalt arkiveringssystem kan være litt mer utfordrende, men mange kontorer opplever at et papirløst kontor, eller til og med et semipaperfritt kontor, er gunstig for selskapet over tid.En annen av fordelene med et digitalt arkiveringssystem som dette er at det gjør at kontoret kan operere i et mindre miljø, fordi det ikke er nødvendig med mye plass for lagring av dokumenter i et papirinnleveringssystem.

Et digitalt arkiveringssystem, der papirdokumenter enten blir skannet til en datamaskin eller ganske enkelt opprettes på datamaskinen i utgangspunktet, kan etableres i mange forskjellige kontormiljøer.Dokumenter kan skrives ut om nødvendig, for eksempel å sendes til en klient, men ellers kan kontoransatte få tilgang til dokumentene på datamaskinen uten å måtte kaste bort papir.Å kutte ned på papir og skriverbruk kan spare selskapet mye penger.I tillegg er det mye mer fordelaktig for miljøet;Selv om et kontor resirkulerer det meste av papiret, forårsaker produksjonen av papir fortsatt miljøskader.

Lagring av et digitalt arkiveringssystem foregår helt på harddisker.Dette gjør at tusenvis av dokumenter kan lagres i ett lite område, og sparer verdifulle kontorlokaler.Harddivene fortsetter å øke i lagringsstørrelse mens de avtar i fysisk størrelse, noe som er nok en fordel.I tillegg kan kopier av dokumenter sikkerhetskopieres på en rekke andre harddisker på separate steder for sikkerhetsformål, og de kan gjøres sikrere ved bruk av verktøy som passord og kryptering.Å søke og trekke opp dokumenter blir mye enklere.

Å utføre et søk på en harddisk tar vanligvis bare noen få minutter.Dokumentet kan da lett å få tilgang til, og endres, e -postet eller skrives ut etter behov.Noen selskaper opplever at de ikke kan gå helt papirløse, men selv å kutte ned på papirbruken, for eksempel å bruke et digitalt arkiveringssystem for å lagre nyere dokumenter, kan gjøre en forskjell.Kontorer som ønsker å implementere et digitalt arkiveringssystem, må få flere verktøy som skannere, og det kan ta en betydelig mengde tid å konvertere dokumenter til digitale skjemaer, men når systemet er satt opp, blir det relativt enkelt å vedlikeholde.