Hva er de beste metodene for å skrive forslag?

Forslag er et vanlig verktøy i virksomhetens verden.Ofte brukt som et middel til å by på en kontrakt eller skape et langsiktig forhold til en ny klient, har prosessen med å skrive forslag vært gjenstand for en uendelig rekke bøker og manualer som adresserer salgsprosessen.Heldigvis er det mulig å delta i forslag til å skrive ved å observere noen få enkle retningslinjer.

Når du skriver forslag av noe slag, kan du alltid undersøke bakgrunnen til den potensielle klienten.Finn ut hvor lenge de har vært i virksomhet, hvor mange steder de driver, deres gjennomsnittlige årlige inntekt, og kanskje til og med hvilken type veldedighetsorganisasjoner selskapet har en tendens til å støtte, enten som en enhet eller gjennom deres ledere.Å grunnlegge deg selv i den generelle kulturen til klienten vil gjøre det mye lettere å skreddersy teksten din slik at den vil resonere med selskapet, og øke sjansene dine for å bli valgt som den valgte leverandøren.

Bruk alltid all informasjon som er samlet direkte fra den potensielle klienten når du skriver forslag.Ofte vil virksomheter som aktivt leter etter en leverandør utstede det som er kjent som en forespørsel om forslag, eller RFP.RFP er et uvurderlig dokument for enhver leverandør som ønsker å etablere et arbeidsforhold til det utstedende selskapet, ved at det ofte inneholder viktig informasjon om format, ordning av informasjon og til og med den typen informasjon som må inkluderes i kroppen til kroppenforslaget.

Det er viktig å merke seg at det faktiske formatet til RFP vil variere fra en situasjon til en annen.Noen forespørsler om forslag er korte og tillater respondentene mye spillerom når det gjelder organisering og innhold.Imidlertid er det mer vanlig at en RFP gir spesifikke instruksjoner som må følges til brevet for at forslaget skal vurderes alvorlig.Ofte vil RFP spesifisere forslagsformatet, og kan gå så langt som å gi en forslagsmal som må brukes.

Når du skriver forslag som et svar på en omfattende RFP, må det tas stor forsiktighet for å svare kort på spørsmål som er inkludert i det dokumentet.Selv om det ikke er en mal inkludert, er det lurt å bruke RFP i seg selv som en slags mal og bruke spørsmålene som overskrifter for hver del av det ferdige forslaget.Dette vil gjøre det mye enklere for utstederen av RFP å raskt finne hvert av svarene, siden de blir presentert i samme generelle rekkefølge som forespørslene som er fremsatt i det opprinnelige dokumentet.

Det er situasjoner der RFP er et ekstremt uformelt dokument, for eksempel en forespørsel på én side som ikke inkluderer noe mer enn en liste over spørsmål og instruksjoner om å gjenskape forslaget.Det er her å bruke forskningen du gjorde tidlig i prosessen, vil utgjøre en verden av forskjell for det endelige forslaget.Uten spesifikke retningslinjer i hånden, vil du se etter eksempler på forslag som du tror vil passe godt inn i klientens bedriftskultur, og lage disse forslagidéene slik at de følger den lille veiledningen som er gitt i den uformelle RFP.Forsikre deg om at selv om spørsmålene er generelle og noe vage, finner du måter å gi svar som knytter seg direkte inn i arbeidet til klienten og hva selskapet ditt tilbyr for å hjelpe dem med å videreføre det arbeidet.

Husk alltid at det å skrive forslag ikke handler om å lage et fantastisk format som du synes er ideelt.Fokuset er ikke på det du anser som et stort forslag, men det klienten vil tro er den perfekte responsen på deres forespørsel.Dette betyr noen ganger å gå utenfor komfortsonen din og sette deg selv i klientens sko lenge nok til å se prosessen fra deres synspunkt.Selv om dette kan være utfordring, gjør det å tjene virksomheten det vel verdt innsatsen.