Hva er de beste tipsene for dokumentasjon av forretningsprosesser?

Dokumentasjon av forretningsprosesser er prosessen med å lage en skriftlig oversikt over trinnene knyttet til en spesifikk forretningsprosess eller prosedyre.Slik dokumentasjon hjelper til med å standardisere prosedyrer og etablere beste praksis.Tips for å lage klare, effektive prosesdokumenter inkluderer å bruke lett forståelig språk, ha flere parter gjennomgå dokumentasjonen og skrive både detaljerte dokumenter og forenklede juksark.

Mange selskaper lager forretningsprosessdokumentasjon for opplæringsformål.Dette betyr at mange individer som kan ha veldig forskjellige forståelsesnivåer sannsynligvis vil lese dokumentene.For å sikre maksimal effektivitet, bør prosessdokumentene lett forstås av alle som sannsynligvis vil bruke dem.

Eksperter anbefaler ofte å skrive slike dokumenter ved å bruke språk som tilsvarer et lesenivå i niende klasse.Forfattere bør også unngå å bruke teknisk eller bransjesjargong.Når akronymer eller bransjebetingelser må brukes, bør de først være klart definert.Det er også lurt å inkludere en liste over definisjoner når du oppretter dokumentasjon av forretningsprosesser.

Mens forretningsprosessdokumentasjon ofte blir fullført av en person som er dyktig til å utvikle slike dokumenter, er det viktig å få andre til å gjennomgå dokumentene før de blir brukt til vanlig bruk.Hvis personen som skriver dokumentasjonen ikke er en ekspert på prosessen som dokumenteres, bør en slik ekspert utføre en gjennomgang for å sikre at innholdet er teknisk korrekt.Dokumentene bør også gjennomgås av minst ett individ som er helt ukjent med prosessen, slik at uklare instruksjoner eller manglende trinn kan identifiseres.

Detaljerte dokumenter er en viktig del av forretningsprosessdokumentasjonen.Dokumentene forklarer alle trinn som er involvert i en prosess og kan også gi tilleggsinformasjon, for eksempel krav til programvare, juridiske begrensninger og kontaktinformasjon for forskjellige trinn.Selv om dokumentene er kritiske for en fullstendig forklaring av prosessen, kan de være for lange eller klumpete til å være brukbare på daglig basis.

En løsning på dette problemet er å lage et jukseark som bare adresserer de mest kritiske trinnene og serverersom en påminnelse når hele prosessdokumentasjonen er lest.Disse juksearkene skal gi en enkel måte å finne grunnleggende informasjon på hvert trinn.Det kan være lurt å oppgi side- eller kapittelnummer der informasjonen finner du i full dokumentasjon, slik at leseren har en referanse hvis han trenger ytterligere detaljer.Slike ark presenteres ofte som flytdiagrammer eller konturer.