Hva er de beste tipsene for konferansesamtaletikette?

En konferansesamtale kan være litt vanskeligere å utføre enn et typisk møte i et konferanserom;Det er ingen interaksjoner ansikt til ansikt, ingen visuelle signaler å lese, og ingen måte å vite hvem som snakker annet enn stemmegjenkjenning.Når du deltar i en konferansesamtale, er det derfor nødvendig å utøve riktig konferansesamtaletikette, som involverer alt fra hvor man sitter når man tar samtalen til hvordan du kan adressere andre deltakere på samtalen.Å følge nøye med på riktig konferansesamtaletikette kan hjelpe den som ringer med å unngå pinlige feilfeil og i stedet bidra til å kjøre et jevnt, effektivt møte.

Ordøren av samtalen skal starte møtet i tide og med introduksjoner hele veien rundt.Konferansesamtaletikette dikterer at hver person på samtalen skal gjenkjennes og introduseres slik at alle deltakerne er kjent med hverandre og kan høre hverandre.Det kan være nyttig å sende e-post eller på annen måte sirkulere en møteagenda til alle deltakere med navnene til alle på samtalen.Møtet skal starte i tide.En konferansesamtale, med andre ord, skal kjøres like profesjonelt som et møte ansikt til ansikt, og arrangørene skal være like godt forberedt som de ville være personlig.

Å overholde etikett for konferansesamtale angående bakgrunnsstøy er kanskje det viktigste aspektet av selve samtalen.Man bør unngå å snakke på en mobiltelefon, da mottakelsen kan forårsake et klarhetsproblem og ta opp distraherende bakgrunnsstøy.Hver innringer skal delta i samtalen fra et stille rom med lite eller ingen distraksjoner.Hvis du tar samtalen hjemme, bør man sørge for at han eller hun ikke vil bli avbrutt av familiemedlemmer, kjæledyr eller andre distraherende interaksjoner og lyder.Slike støy kan distrahere alle deltakere og forhindre at møtet går videre.Unngå å skape unødvendige lyder også, for eksempel å tappe blyant, tygge på mat eller bevege seg rundt i høye stoler.

Siden ingen på konferansesamtalen vil se hverandre, dikterer konferansesamtaletiketten at hver foredragsholder identifiserer seg før de snakker.Dette unngår forvirring blant gruppen av innringere og lar hver deltaker ta nøyaktige notater om hva som ble sagt og av hvem.En tilfeldig stemme som snakker uten identifikasjon kan være urovekkende og forvirrende for andre foredragsholdere, og å identifisere seg på en konferansesamtale tilsvarer å ta øyekontakt under et møte ansikt til ansikt.