Hva er de beste tipsene for oppbevaring av elektronisk poster?

Styring av elektronisk poster er ikke annet enn å sette opp et system for å ta sikkerhetskopi av viktige data på en arbeidsplass, og den gode nyheten er at mye av det kan oppnås automatisk under riktig oppsett.Mange virksomheter gjør feilen ved å sikkerhetskopiere sine verdifulle dokumenter til flere servere, men som kan skape hundrevis eller til og med tusenvis av dupliserte filer som tar plass og til slutt bremse serveren.Det samme kan sies for tradisjonelle sikkerhetskopier som papirarbeid og kompakte disker og mdash; det gir absolutt ingen mening å holde repeterende sikkerhetskopier når et lydelektronisk oppbevaringssystem er implementert.En profesjonell med Internett -teknologiopplevelse blir normalt søkt å sette opp et slikt system, og siden online sikkerhetskopiering normalt er en del av den elektroniske oppbevaringspakken for elektroniske poster, bør informasjonen beskyttes for alltid.

Før du implementerer et elektronisk oppbevaringsprogram for elektronisk poster, er det viktigFor at brukere skal vurdere nøyaktig hva som må lagres flere steder.For eksempel bør forretningsfiler som er tilgang til av mange ansatte gjennom dagen, lagres på hvert enkelt datasystem, men filer som omhandler tidligere klienter eller skatteinformasjon, bør trygt gjemmes bort på en mainframe -datamaskin siden denne typen fil sjelden er nødvendig.En annen viktig funksjon av et elektronisk oppbevaringsprogram for poster er muligheten til å rense unødvendige filer etter en viss periode for å holde det samlede nettverket så rotfri som mulig.Ikke bare hjelper disse oppgavene med å effektivisere hastigheten som informasjonen kan distribueres over hele arbeidsplassen, men den setter også standarder for hver ansatt å overholde når du arbeider med firmadata.

Et annet kritisk aspekt ved oppbevaring av elektroniske poster er å implementere en automatiskSikkerhetskopiering som oppstår med jevne mellomrom, og denne oppgaven kan settes til å kjøre ukentlig, daglig eller til og med for øyeblikket når det er nødvendig.I tillegg til å plassere filer på en sentralisert server, implementerer mange selskaper også sikkerhetskopiering til eksterne stasjoner, eksterne stasjoner eller en kompakt disk (CD) for å sikre at dataene alltid eksisterer på to separate, uavhengige steder.Mens for mange vil denne prosessen virke unødvendig, kan en overbelastning i en elektrisk krets effektivt slette hver harddisk i et selskap.Online backup har blitt spesielt populær siden dataene er lagret i en annen geografisk region og mdash; så selv om en katastrofal hendelse som en orkan eller tornado ødela hvert eneste maskinvare, vil selskapets informasjon fortsatt forbli sikker.

Et annet smart aspekt av elektroniskOppbevaring av poster er å fysisk verifisere at sikkerhetskopiene faktisk fant sted, fordi noe så enkelt som en skadet Ethernet -ledning kunne forhindre at informasjon ble lagret på riktig måte.Mange virksomheter antar feilaktig at automatiske sikkerhetskopier er immun mot uhell, men det er rett og slett ikke tilfelle.Enkeltpersoner skal alltid bekrefte at dataene er riktig sikkerhetskopiert minst månedlig, eller når en ny fil eller program implementeres.