Hva er de beste tipsene for front office -organisasjonen?

Frontkontoret beskriver området mdash;bokstavelig eller virtuell mdash;av en kundeservice eller gjestfrihetsvirksomhet der kunder samhandler med kundeservicerepresentanter.På et hotell, for eksempel, er frontkontoret der klienter tar forbehold, lærer om lokale attraksjoner og ber om tjenester og fasiliteter.Et av de viktigste tipsene for front office -organisasjonen er å ha den rette personalet på størrelse med et etablissement.For eksempel kan sjefen for et lite motell med bare noen få rom bare trenge å ha en ansatt på vakt om gangen.Denne personen kan sjekke kundene inn og ut, gi informasjon og utføre resepsjonist- og arkiveringsoppgaver.

Når en organisasjon er større, bør imidlertid frontkontororganisasjonen være mer sammensatt.Et stort hotell i sentrum av et urbant område vil sannsynligvis tiltrekke mange kunder på en gang, hvorav mange kan ha spørsmål og forespørsler som må tas vare på umiddelbart.Disse virksomhetene kan ha flere representanter på vakt på en gang til å ta reservasjoner og utføre sjekk i en utsjekkingsprosedyrer.En concierge kan være ansvarlig for å lede kunder til lokal underholdning og noen ganger til og med koordinere gruppearrangementer.Mange bedrifter sysselsetter portører som hjelper kunder med å losse bagasjen fra bilene sine og bære bagasjen opp til rommene sine.

En front office manager er en viktig komponent i de fleste front office -organisasjoner.Dette er en profesjonell som har ansvaret for å lage tidsplaner for frontkontorarbeidere og føre tilsyn med alle front office -virksomhet.Han eller hun kan diktere prosedyrer for håndtering av kunder og for innlevering av informasjon.En frontkontorsjef kan også samarbeide med kunder som er lite fornøyde med tjenester eller høyprofilerte kunder, for eksempel kjendiser og ledere.

En annen viktig faktor i organisasjonen for frontkontor er hvordan den kommuniserer med bakkontoret.Når fagfolk snakker om back office, viser de til alle handlingene som foregår i avdelinger som regnskap, menneskelige ressurser og generell forretnings- og økonomisk planlegging.En økonomisjef, for eksempel, må få tilgang til all informasjon om betalinger, refusjoner og kundefordringer som er registrert i frontkontoret.I de fleste tilfeller tilrettelegges kommunikasjon mellom frontkontoret og back office av front office -programvare som inkluderer grensesnitt der front office -arbeidere kan registrere informasjon som er tilgjengelig for back office -arbeidere.

Et av de viktigste tipsene for front office -organisasjonen er til åHa protokoll for hvordan alle frontkontorarbeidere kommuniserer med kunder.I de fleste tilfeller blir klienter førsteinntrykk av et etablissement bestemt på et frontkontor.De fleste klienter ønsker å kommunisere med arbeidere som er høflige og imøtekommende og som er godt organisert.