Hva er de beste tipsene for sporing av innkjøpsordre?

Det ville være vanskelig å opprettholde kontrollen over varelager så vel som produktkostnader uten et godt sporingssystem for innkjøpsordre.Innkjøpsordrer kan sendes, fakset, e-post eller bare kalt inn til leverandøren.Det er elektroniske innkjøpsordrer, vanligvis mellom virksomheter, så vel som en-bruksform, for eksempel de som brukes i butikkene.Noen virksomheter bruker en teppeinnkjøpsordre for å spore kjøp laget for visse kategorier av produkter.Et sporingssystem for innkjøpsordre, uavhengig av format, bør utformes for å gi et selskap mest informasjon for å ta gode kjøpsbeslutninger.

En innkjøpsordre er et kommersielt dokument som et kjøpeselskap sender til et salgsselskap som indikerer produktene,mengder og pris.Det er en avtale og et rettslig tilbud om å kjøpe produkter og/eller tjenester.Sporing av innkjøpsordre er viktig for intern kontroll av et selskap.

Innkjøpsordreskjemaet skal vise ordren og datoen som kreves, fraktmetoden og leverandørnavnet og adressen.Det må også inneholde produktet som er bestilt, kostnadene for hver vare og totalprisen.Sermavgift bør også inkluderes hvis aktuelt.Elektronisk generering av innkjøpsordreskjemaer i noen selskaper kan også være knyttet til varelager for å opprettholde en produktbalanse for hånden.

Først må selskapet vite hva som er bestilt.Mangel på denne informasjonen kan føre til at selskapet ender opp med for lite varelager og ikke kan imøtekomme etterspørselen fra kundene eller for mye varelager, noe som sløser med plass og reduserer kontantstrømmen.Et godt sporingssystem for innkjøpsordre vil tillate et selskap å se øyeblikkelig hva som er bestilt og spore statusen til ordrene.

Et selskap som bruker et sporingssystem for innkjøpsordre kutter også ned på muligheten for ansattes svindel.For eksempel er det viktig å ha et forhåndsundertalt nummer til hver innkjøpsordre.Dette avverger muligheten for at en ansatt bestiller varer fra en leverandør og bruker produktene til personlig fordel.

Ofte vil et selskap bruke et automatisert system for å lage og spore innkjøpsordrer.På denne måten kan selskapet opprettholde en produktkatalog som kan sorteres etter leverandør, produkt og pris.I tillegg vil systemet produsere en database for å lagre en liste over varelager og kontinuerlig oppdatere listen.Programvare er tilgjengelig som vil opprette innkjøpsordreskjemaet, holde oversikt over utestående og fullførte innkjøpsordrer, og til og med analysere kjøpstrender for å hjelpe til med prisforhandlinger med leverandører.

Et kjøpsordre -sporingssystem sentraliserer innkjøp, som unngår duplisering.Et elektronisk system vil også gi en leverandørdatabase og la innkjøpsordrer bli e-post til å eliminere overflødig papirarbeid.Innkjøpsordrehåndtering lar selskapet kontrollere kjøpene sine og begrense muligheten for tyveri.