Hva er de forskjellige typene forretningsarkivsystemer?

Takket være fremskritt innen kontorteknologi er det mange typer arkiveringssystemer å velge mellom når du prøver å holde viktige filer organisert og sikre.Innlevering er en av de vanligste måtene som bedrifter lagrer poster, holder rede på viktige former, får tilgang til informasjon raskt og beskytter data som må være tilgjengelige ofte i årevis.Typene av forretningsarkivsystem man velger hovedsakelig avhenger av formatet filene vil være i, hvordan de skal nås, og hva lagringsfunksjonene til virksomheten er.

De mest tanke på forretningsoppleveringssystemer er frittstående deler av kontormøbler som arkivskap og skuffer.Disse er vanligvis laget av metall eller tre, og inneholder store glideskuffer som er store nok til å holde mange hundre mapper og papirfiler.Fra små bedrifter til store bedriftskontorer finnes fysiske forretningsoppleveringssystemer i alle former og størrelser for å imøtekomme alle typer hard-kopi-filer som må lagres sikkert.

Andre ofte brukte typer bedriftsoppleveringssystemer er elektroniske fillagringssystemer.Dataoperativsystemer har elektroniske arkiveringsfunksjoner innebygd i programvaren for å gjøre dette til en praktisk måte å beskytte filer i mange størrelser og typer.Filer kan inneholde tekstdokumenter, grafikk og bilder, programvare eller nettbaserte filer.Hver gang en ny fil opprettes eller deles, kan dataene lagres sikkert i en virtuell filmappe som kan sitte på en individuell datamaskin harddisk, føres rundt i en ekstern harddisk eller lagres på en internett-tilgjengelig virtuell stasjon.

Andre arkiveringssystemer som ofte er en del av det elektroniske innleveringsområdet er kunde- og leverandørstyringssystemer.Bedrifter som har et stort antall kunder og leverandører for å holde oversikt over administrere dette, er ved å lagre kunde- og leverandørinformasjon i et papirkopi eller elektronisk format i en Special Customer Resource Management (CRM) eller leverandørstyring (VM) oppsett.Dette gjør at et bredt utvalg av filer kan lagres av klient eller leverandør, for rask tilgang på forespørsel.

Med teknologi som forbedrer prosessene til mange virksomheter, inkluderer andre typer arkiveringssystemer mobile teknologier som smarttelefoner og håndholdte datamaskiner.Forretningsledere på farten kan opprette, laste opp og dele store datafiler ved å bruke disse enhetene.Informasjon kan deretter overføres elektronisk via e -post eller ved å koble til via Internett eller direkte kabler til hjemme- eller kontordatamaskiner.Dette gjør det mye mer praktisk å lagre og få tilgang til filer praktisk talt hvor som helst i verden.