Hva er trinnene for avstemming av hovedboken?

Generell hovedbokavstemming er et kritisk skritt for å sikre at en organisasjons økonomiske aktiviteter er registrert på riktig måte, slik at organisasjonens finansregnskap kan stole på som en nøyaktig refleksjon av dens økonomiske tilstand.Avstemming i seg selv refererer til å sammenligne forskjellige poster med det formål å sikre at tallene er nøyaktige og i enighet og, når de ikke er, og bringer dem i avtale.I likhet med å forene ens personlige sjekkhefte, innebærer hovedbokforsoning å bekrefte at alle organisasjonens transaksjoner i løpet av perioden ble registrert på riktig måte.Å forene en hovedbok er selvfølgelig mye mer sammensatt og ofte datastyrt;Likevel kan et stort selskaps hovedbokforsoning noen ganger ta dager.

Det første trinnet i prosessen med avstemming av hovedboken er å sikre at de som er ansvarlige for forsoningen ikke er involvert i utslaget av regnskapet.Å ha et system med sjekker og balanser er avgjørende for å forhindre svindel eller underslag.På samme måte bør en samtidig, permanent post føres av alle transaksjoner.For eksempel bør alle inntekter omgående registreres og deponeres daglig i banken.Oppføringer i datterselskapets hovedbøker, for eksempel kundefordringer eller kundefordringer, bør sammenlignes med deres støttedokumenter, og summen av oppføringer i hver datterselskap skal sammenlignes med deres tilsvarende oppføring i hovedboken.Det er en rekke forskjellige mulige feil som kan gjøres ved å legge ut en hovedbok, og de fleste av dem innebærer ikke svindel eller underslag.For eksempel kan varer legges ut med riktige kontantbeløp, men til feil konto, eller tallene i et innlegg kan overføres.En grundig avstemming av hovedboken bør avdekke disse feilene.Når feil eller avvik blir funnet, bør de ikke korrigeres, men registreres separat og legges ut som forsonende oppføringer.

En av de viktigste avstemmingene i hovedboken er kontantavstemmingen, som sammenligner hovedoppføringer mot bankinnskuddsregister.Selv om feil som er avdekket på dette stadiet kan være enkle geistlige feilberegninger, bør de tas veldig alvorlig;Hvis ikke fanget, kan de føre til en feilinformasjon av selskapets økonomiske stilling til regnskapet, som er trukket helt fra hovedboken.

Et annet viktig element i hovedboken forsoning er prøvebalansen, som bare sammenligner summenav alle debiteringer med summen av alle studiepoeng.Hvis de to totalene ikke er like, er regnskapet ikke i balanse, og i det minste må feilen spores opp og en korrigerende oppføring gjøres.

Spesielt i en stor organisasjon, er det uforsvarlig å vente på utarbeidelsen av økonomienUttalelse for å forene hovedboken.I stedet bør avstemming av hovedbokskontoer finne sted fortløpende når innlegg blir gjort, og komponentene som utgjør datterselskapets hovedbøker, bør gjennomgås og forenes så ofte som mulig.En prøvebalanse bør også tas så ofte som mulig, men ikke i noe tilfelle mindre enn en gang i måneden.