Hva er trinnene for betalingsavstemming?
En virksomhet som omhandler salg til allmennheten, spesielt de som utelukkende er på nettet, kan ha nytte av betalingsavstemming.Trinnene for avstemming av betaling kan variere avhengig av type virksomhet og hvilke betalinger eller saldoer som forfaller.Et selskap som søker betalinger fra forbrukere kan bruke taktikker som er litt annerledes enn forretningsutbetalinger.Slike trinn kan omfatte samsvarende fakturatata til inntekt for å finne avvik, kontakte de som skylder betaling eller til og med forsoner feil med finansinstitusjoner.
Mange selskaper forener manuelt alle betalinger som kommer fra klienter eller andre kilder.Noen ganger kan dette føre til at betalinger eller data mangler, men er fremdeles foretrukket av de som ikke ønsker å investere i avstemmingsprogramvare.Elektronisk betalingsavstemmingstrinn er designet slik at systemet automatisk kan samle og sammenligne alle relevante rapporter og sende resultatene til riktig styringsenhet.
Når dataene er samlet inn, involverer neste betalingsavstemmingstrinn dataprogramvaren eller personellsortering og tildeling av alle dataene.Dette kan gjøres av produkt eller virksomhetslinje eller andre kriterier bestemt av bedriftseierne slik at relevante data holdes sammen.Deretter kan hvert stykke eller innsamling av data tildeles den aktuelle ansatte som omhandler disse dataene.De neste trinnene inkluderer vanligvis overføring, enten med programvaren eller manuelt, alle disse dataene på et regneark eller et annet slikt system, slik at det er enkelt å gjennomgå alle innskudd og ladeback.
Kredittkortbehandling kan også være et trinn i noenBedriftens prosess med betalingsavstemming.Dette inkluderer transaksjoner og navn, telefonnumre og adresser til kundene.Det er viktig for de fleste selskaper å ha en programvare eller tredjeparts hosting som kan håndtere dette for å kunne behandle betalinger på riktig måte og fange opp kredittkortinformasjon.Systemet kan da bestemme for selskapet om det skal avskrive de ikke-mottatte betalingene eller presentere dem på nytt.
De siste trinnene vil trenge litt menneskelig interaksjon rent for å vurdere informasjonen som betalingsavstemmingsprogrammet har produsert.Oftest er personalet ikke generelt påkrevd for å forske på noe og må bare handle på informasjonen som er gitt.Disse handlingene kan omfatte å kontakte betalingsmidler eller arkivere data for kvartalsvise anmeldelser.Hvis betalinger ikke er i stand til å bli avstemt, anses de som enestående, og i de fleste selskaper blir de høy prioritet og kan alvorlig påvirke forretnings- og kundeforhold.Det er viktig for selskaper å forene alle mulige betalinger, men de fleste har en margin for ubetalte gjeld innebygd i budsjettene.