Hva er en forretningsrekord?

En forretningsrekord er et dokument som registrerer enhver form for forretningshandel.Vilkårene brukes ofte til å omfatte alle dokumenter som gir bakgrunn om interaksjoner med kunder og potensielle kunder, samt poster som er relatert til spesifikke transaksjoner som oppstår mellom en leverandør eller leverandør og en kunde.Hensikten med å opprettholde en forretningsoppføring er å kunne produsere dokumentasjon som er relatert til en spesifikk transaksjon og identifisere den eksakte hendelsesforløpet som skjedde som en del av den transaksjonen.Mange regjeringer krever at selskaper som opererer innenfor sine grenser for å utvikle en registreringsstrategi som opprettholder et bredt spekter av poster som dekker omtrent alle aspekter av forretningsdriften.

I et selskap kan en forretningsrekord forholde seg til flere forskjellige funksjoner.Mens mange mennesker har en tendens til å tenke på denne typen forretningsdokumenter som å ha med salg gjort til kunder, er faktum at begrepet også blir brukt på et bredt spekter av dokumenter.Dette inkluderer regnskapsmessige kildedokumenter som rekvisisjoner, innkjøpsordrer, pakkelister, fakturaer og betalingene som er utstedt for disse fakturaene.Sysselsettingskontrakter og personellmappe anses også for å passe til de grunnleggende kriteriene i en forretningsoppføring, siden disse dokumentene presenterer betydelige transaksjoner i selskapets levetid.Til og med interoffice -memorandums, minutter med styre- eller investormøter, og pressemeldinger anses ofte for å falle inn i den brede kategorien av en forretningsrekord.

Hovedfunksjonen til enhver forretningsrekord er å dokumentere historien bak spesifikke hendelser i selskapets liv.For eksempel vil personellfilen til en ansatt gi verdifulle data angående ansettelse av den enkelte, eventuelle priser eller disiplinære tiltak som er iverksatt, justeringer av lønn eller lønn, og omstendighetene rundt fratredelse eller oppsigelse av ansettelsen.Registreringer av denne typen beskytter

arbeidsgiver

mot krav om ulovlig oppsigelse eller andre typer kostnader som en ansatt kan bringe.Samtidig kan detaljene i en personellmappe også fungere til fordel for arbeidstakeren hvis arbeidsgiveren ikke har klart å dokumentere visse hendelser eller tar handlinger som er utenfor omfanget av gjeldende sysselsettingslover.

Å opprettholde nøyaktige poster er avgjørende for å gi dokumentasjon relatert til inntekt genererte, driftsutgifter og utarbeidelse av selvangivelse.I tilfelle en revisjon, vil et selskap med en solid forretningspolitikk synes det er enkelt å produsere dokumenter som støtter tallene som er sendt inn på avkastningen.Å gjøre det gjør det lettere å bekrefte hver linjeproduksjon på selvangivelsen og unngå pålegg av sene gebyrer og andre straffer som vil gjelde hvis virksomheten ikke kunne gi dokumenter for å sikkerhetskopiere disse tallene.