Hva er en bedriftsinnkjøpsordre?

En bedriftsinnkjøpsordre (PO) er et dokument som sendes av et selskap til en leverandør av produkter eller tjenester.Den sier nøyaktig hva som blir kjøpt og til hvilken pris.Etter at leverandøren har mottatt og godtar innkjøpsordren, fungerer den som en kontrakt mellom selskapet og leverandøren.Bedriftsinnkjøpsordrer gjør det klart mellom begge parter hva som forventes og hvor mye det vil koste.

Innkjøpsordrer går utover bare metoder for å legge inn bestillinger.I de fleste selskaper er innkjøpsordren det første trinnet i en regnskapsprosess.Utstedelse av en innkjøpsordre gjøres vanligvis av regnskapsavdelingen og vil opprette betalingsrekorden.Det oppretter også en sporingsenhet for utestående bestillinger.I selskaper som gjør hundrevis eller tusenvis av kjøp månedlig, blir dette en uunnværlig sporingsmekanisme.

Fra leverandørens perspektiv gir en bedriftsinnkjøpsordre klarhet og en regnskapsmekanisme.Mottak av en bedriftsinnkjøpsordre gir ikke bare leverandøren en skriftlig kontrakt med kjøperen, det blir også det første trinnet i å opprette en kundefordringer.Disse innkjøpsordrene er viktige når du prøver å få finansiering eller forretningslån, da leverandøren dokumenterer hvor mye penger som vil flyte inn i selskapet, og når det forventes å bli mottatt.

Typiske elementer i en bedriftsinnkjøpsordre inkluderer datoen;et PO -nummer;navnet, adresse og telefoninformasjon fra begge parter;og en beskrivelse av varene og tjenestene med priser og totaler.For både kjøperen og selgeren blir PO -nummeret den viktigste sporingsmekanismen for alle ordrer som er plassert mellom de to.

En variant av selskapets innkjøpsordre er en stående ordre som skaper en ordre over en periode.Dette gir mulighet for mengde rabatter for produkter eller tjenester som ikke trenger å leveres på en gang.Disse typer POS er vanligvis for produkter eller tjenester som leveres med jevne mellomrom i løpet av et år.For eksempel kan en innkjøpsordre utstedes for månedlig levering av papirforsyninger eller kvartalsvis vedlikehold av en klimaanlegg.

For mindre selskaper kan det å lage en innkjøpsbestillingsprosess virke som overkill, men etter at den er blitt utført på riktig måte, sparer det tid og penger.Det gir kjøpere og selgere et PO -nummer som gjør sporingsordrer enkelt.Det oppretter også et juridisk dokument mellom begge parter som garanterer kjøperen prisen som ble forhandlet frem og gir leverandøren et dokument som lovlig gir rett til det som skyldes midler.