Hva er en bedriftssekretær?

En bedriftssekretær er en forretningsprofesjonell som administrerer en rekke essensielle oppgaver i det pågående livet til et selskap.Selv om det er en viss oppfatning av at sekretæren er mer en depotmottaker som fungerer som et supplement til andre bedriftsoffiserer, er bedriftssekretærens rolle ofte bred og innebærer behovet for å utøve betydelig autoritet i et bredt spekter av oppgaver.En effektiv sekretær kan utgjøre en stor forskjell i det generelle velvære for et selskap, enten anspore virksomheten fremover eller forkrøplet operasjonen til feilpunktet.

I mange tilfeller er ansvaret til en bedriftssekretær definert i selskapets vedtekter.Avhengig av hvilken type selskap, kan dette ansvaret være veldig spesifikke, eller sekretæren kan gis brede krefter som kan brukes i en rekke situasjoner.Bestemmelsene i vedtektene må overholde eventuelle statlige vedtekter som gjelder for den faktiske innarbeidelsen av virksomheten, en faktor som ofte vil påvirke både omfanget av sekretærens plikter og hvordan disse pliktene må utføres for å møte gjeldende lovlige juridiskestandarder.

Et viktig ansvar fra bedriftssekretæren har å gjøre med å sørge for at styret for selskapet har tilgang til nøyaktig informasjon og levedyktige ressurser som lar det fungere på en måte som er i samsvar med statlige forskrifter.Dette betyr at sekretæren må være oppdatert om alle lovspørsmål knyttet til virksomhetens funksjon.Det er ikke uvanlig at en bedriftssekretær er en advokat som er i god anseelse med den lokale statsbaren, selv om det sjelden er et krav om at han eller hun må være advokat.I situasjoner der sekretæren ikke er advokat, gir bedriftsstrukturen normalt for en slags generaladvokat som sekretæren kan samarbeide tett med, og dermed forbli aktuelle på gjeldende lover eller forskrifter.

Innenfor omfanget av dette kjerneansvaret vil bedriftssekretæren føre tilsyn med aktiviteter som å sørge for at alle nye styremedlemmer blir utdannet til gjeldende forskrifter, og varsle styret når endringer i statlige lover finner sted som påvirker driften av virksomheten.I tilfelle at et arbeidende partnerskap eller til og med en mulig fusjonssituasjon oppstår, er bedriftssekretæren ofte ansvarlig for å arrangere møtene mellom alle beslutningstakere, inkludert å arrangere deltakelse av investeringsbankfolk i diskusjonene hvis forhandlingene har nådd et visst punkt.På en daglig basis vil sekretæren sannsynligvis samhandle med andre offiserer i selskapets struktur for å sikre at de styrer sine ansvarsområder i samsvar med gjeldende forskrifter.

Det er ikke uvanlig at bedriftssekretæren samarbeider tett med administrerende direktør.Å bygge en sterk kommunikasjonsbro med administrerende direktør plasserer bedriftssekretæren i en posisjon til å videresende viktig informasjon om hendelser eller trender som kan påvirke driften av virksomheten, og sette i gang en strategi for å bruke disse trendene eller hendelsene på en måte som er i denselskapets beste.For å oppnå dette, må sekretæren være en mektig og kompetent kommunikator, ha øye for detaljer og ha en grundig forståelse av ikke bare den operative strukturen i selskapet, men også oppdraget og målene til selskapet og bedriftskulturensom har utviklet seg over tid.