Hva er et frontkontor?

Et frontkontor er en betegnelse som beskriver et område av en virksomhet der kunder og selskapspersonell samhandler.Frontkontorer kalles vanligvis fordi de er foran eller inngangen til en virksomhet, noe som gir kundene enkel tilgang til kontorarbeidere.Denne viktige delen av virksomheten kan tjene mange formål, avhengig av selskapet, og er ofte det beste stedet å skaffe seg kunde-relatert informasjon.

Frontkontorer kan ha en inngangsskrale bemannet med en sekretær eller administrativ arbeider.Dette hovedbordet kan tilby hjelp til innkommende kunder eller kunder, og kan rette spørsmål til å korrigere personell.Alternativt kan alt personell på avdelingen få opplæring i kundehjelp;Siden arbeidstakere kan ha mange oppgaver, betyr det å trene dem i kundeservice at noen nesten alltid vil være tilgjengelige for å hjelpe en klient.

I tillegg til å være et kontaktpunkt for klienter, kan dette området også tjene som hovedknutepunkt for kommunikasjon for hele selskapet.Kontorarbeidere betjener ofte sekretærfunksjoner, og kan ha ansvaret for å ta meldinger, håndtere ordrer og videresende informasjon til forskjellige avdelinger.Mange frontkontorer jobber i konsert med salgs- og markedsavdelinger for å opprette og distribuere informasjon til kunder.

Avhengig av størrelsen og funksjonen til virksomheten, kan frontkontoret tjene som en knekt av alle handler.Arbeidere i dette området kan håndtere Sortering og distribusjon av daglig post, tilby kopier og fakstjenester til andre avdelinger, samarbeide direkte med klienter og utføre dataregistreringsoppgaver.En typisk arbeider i denne stillingen vil ha en blanding av kundeserviceferdigheter og kontorferdigheter.Organisatoriske ferdigheter, datakunnskaper og typing er ofte avgjørende for å overleve den hektiske atmosfæren i dette området.

Frontkontoret kan også tjene som hjemmet for kontormaskiner.Vanlige enheter som finnes på frontkontoret inkluderer kopimaskiner, faksmaskiner, flerlinjetelefoner, porto- og skala-maskiner for post og kontordatamaskiner.Mange eksperter på frontkontor antyder at det er lurt å be front office -arbeidere om hjelp før de prøver å bruke noen av disse maskinene;En ødelagt eller fastkjørt maskin kan forårsake timer med hodepine og langsom produksjon for et helt selskap.

Personen som har ansvaret for dette energiske området kan ha en rekke forskjellige titler, for eksempel hovedsekretær, kontorsjef, kontorveileder eller administrator.Denne personen er generelt ansvarlig for å trene og administrere assistenter og tjene som avdelingsleder.Front Office Managers har vanligvis utmerkede ledelsesferdigheter samt en klar forståelse av selskapet og dets funksjon.