Hva er et papirløst kontor?

Et papirløst kontor er et arbeidsmiljø som opererer med de fleste eller alle dokumentene i digital form, lagret elektronisk og enkelt å få tilgang til.Det er basert på ideen om at mange av tidligere papirbaserte funksjoner til tradisjonelle kontorer har blitt digitalisert.Etter hvert som datamaskiner ble allestedsnærværende i det vestlige arbeidsmiljøet, begynte meningsledere å se for seg en arbeidsplass der å drive virksomhet digitalt ikke bare ville strømlinjeforme forretningsprosessen, men også i stor grad ville eliminere behovet for papir.

Den grunnleggende ideen som ligger til grunn for det papirløse kontoret er at, i de fleste tilfeller og i de fleste bransjer, trenger ikke dokumenter skrives ut.Kontrakter kan for eksempel opprettes på ett kontor, sendes e -post til partene og signeres elektronisk, med hver part ga en bekreftet kopi av det signerte dokumentet.Blueprints kan lagres og få tilgang til online, med konstruksjonsfremdrift sporet digitalt.Restauranter kan effektivisere driften og minimere feil ved å digitalisere matbestillingssystemene.De fleste virksomheter gjennomfører minst noen av sine økonomiske transaksjoner elektronisk.

I tillegg til å bare redusere papirvolumet på arbeidsplassen, er en betydelig fordel med å digitalisere dokumenter at den siste versjonen er øyeblikkelig tilgjengelig for alle.Tilgang til nøyaktig, oppdatert informasjon er spesielt avgjørende i helsevesenet, der pasientjournaler tradisjonelt har blitt opprettholdt i papirfiler på forskjellige steder.Potensialet for feil er betydelig når det er avhengig av slike filer.Noen pasienter har imidlertid sine relevante medisinske data på en digital lagringsenhet som oppdateres når de besøker en helsepersonell.Disse enhetene, speilet av poster som er opprettholdt i en sentral database, er et stort bidrag til å redusere helsepersonell som er avhengig av papir og sårbarhet for problemene forbundet med det.

Sammenlignet med digitaliserte poster har papir mange ulemper.Papirdokumenter krever en betydelig mengde ansatte for håndtering og mdash;Opprette dokumenter, deretter lagre og hente dem.Mailing legger til et nytt lag med tid og penger til papirhåndtering.Papirdokumenter må også lagres, enten det er alfabetisk eller etter opprettelse av dato, og den eneste måten å hente et papirdokument er ved å vite hvordan det ble lagret.I tillegg er ledere akutt klar over at et feilfilet dokument ofte er et tapt dokument.

En av de viktigste hindringene for det papirløse kontoret er den menneskelige faktoren mdash;Det vil si at de fleste virksomheter tradisjonelt har vært papirorienterte, og det er vanskelig å endre gamle vaner.For eksempel skrives mange elektroniske dokumenter ofte skrevet ut og arkivert ganske enkelt som et spørsmål om rutine.I tillegg gjør det økende sofistikering og evne til skrivere og kopieringsmaskiner det mulig å skrive ut dokumenter av en kvalitet som tidligere bare var tilgjengelig fra kommersielle skrivere, men til en brøkdel av kostnadene.Dette førte til en verdensomspennende trykkeri;Fra det papirløse kontoret ble først artikulert til 2000, anslått det at den globale produksjonen av papirdokumenter av alle slags doblet.Siden den gang har imidlertid produksjonen jevnet seg og deretter begynte å avta.

Implementering av papirløse kontorer kan gi ønskelige miljøgevinster.Produksjonen av papir bidrar både til avskoging og forurensning, i tillegg til produksjon av klimagasser som sies å forverre global oppvarming.I tillegg kan blekkene som brukes i produksjonen av dokumenter i seg selv inneholde skadelige komponenter som i volum også har en negativ innvirkning på miljøet.

Mange arkiver kan digitaliseres, og bedrifter som implementerer papirløse programmer inkluderer skanning av eksisterende papirjournaler som en del av disse programmene.Mange selskaper har funnet ut at de har lagret mange papirjournaler de ikke trenger, for eksempel kopier av månedlige uttalelsersendt til kunder.I tillegg til å redusere volumet av lagrede papirdokumenter, har organisasjoner som har gjennomgått digitaliseringsprogrammer vært i stand til å gjøre om plass til andre formål enn dokumentlagring.