Hva er et informasjonssystem for personaladministrasjon?

Et informasjonssystem for personelladministrasjon er et sett med prosedyrer og anvendt teknologi som personalarbeidere bruker for å spore og organisere data om de ansatte innen en virksomhet eller organisasjon.Denne informasjonen kan inneholde lønnsregister, skattedokumenter og poster over tildelte fordeler som helseforsikring.Annen ansattes informasjon oppbevares ofte i et informasjonssystem for personaladministrasjon for periodiske resultatevalueringer.Disse postene gjenopptas og kopier av relevante bransjesertifiseringer.Dette området med menneskelig ressursstyring innebærer både bruk av et dataprogram og rutinemessig praksis for å gå inn og oppdatere relevante data.

Bedrifter med et stort antall ansatte trenger ofte en egen avdeling for menneskelige ressurser (HR) for å føre nøyaktige poster over all denne informasjonen.Å jobbe med et informasjonssystem for personelladministrasjon krever både et godt grep om teknologi og en evne til å hente nødvendige data raskt.En programvarepakke designet for disse menneskelige ressursoppgavene består vanligvis av koblede databaser som inneholder forskjellige sett med informasjon.En database kan inneholde poster over utstedte lønnsslipper knyttet til en annen database med informasjon om tilbakeholdt skatt, for eksempel.HR -personell er ansvarlig for å holde denne arbeidsstyrken oppdatert og nøyaktig.

I tillegg til regelmessig å opprettholde dataene i et informasjonssystem for personelladministrasjon, må HR -personell også utføre spesifikke spørsmål som henter viss informasjon.Avhengig av hvilken type system som er installert, kan de spørre denne informasjonen med kommandoer som de i Structured Query Language (SQL) eller et lignende databaseprogrammeringsspråk.Andre typer programvare for Human Resource Management har grafiske brukergrensesnitt med funksjoner for å lage og lagre skjemaer, tabeller, diagrammer og rapporter.Når en personalsjef ønsker å holde skannede kopier av ansattes CV og lignende dokumenter, inkluderer informasjonssystemet ofte optisk karaktergjenkjenning (OCR) evne til å lage søkbare elektroniske kopier.

Et informasjonssystem for personelladministrasjon har også en viktig rolle i en virksomhets ansettelse og skytepraksis.Mange selskaper bruker OCR -funksjonene i denne typen programmer for å skanne CV for utpekte nøkkelord.Søkere hvis CV har søkeordkamper har ofte bedre sjanser til å motta en intervjuinvitasjon.Noen virksomheter bruker denne teknologien for å spore og registrere nye sertifiseringer som ansatte fullfører, spesielt de som teller som betalt opplæring.Arbeidere som kan kreve disiplinærbehandling eller rådgivning har ofte oversikt over denne informasjonen som er oppbevart i sine elektroniske personellfiler i HR -avdelingen.