Hva er en anskaffelsesdivisjon?

En anskaffelsesdivisjon er en avdeling eller seksjon som har ansvaret for å anskaffe de nødvendige varer og tjenester som kreves for å drifte et selskap eller kommune.For å oppfylle dette ansvaret får divisjonen vanligvis myndighet til å forhandle leverandørkontrakter, begrense kjøpsbeløp og generere innkjøpsordrer for å matche godkjente rekvisisjoner.En anskaffelsesdivisjon kan også være autorisert til å utstede forespørsler om forslag (RFP) for å identifisere de beste leverandørene for en bestemt god eller tjeneste.Takket være moderne kommunikasjon er det en rekke utmerkede e-anskaffelsessystemer som kan hjelpe en inndeling i den daglige funksjonen av å bestille, spore og motta disse varene og tjenestene.

En av de viktigste fordelene med en anskaffelsesdivisjon er at sentralisering av anskaffelsesfunksjonen gjør det mulig å standardisere kjøpsprosedyrer.Dette kan ofte føre til bedre kontroll av regnskapsprosessen, siden all bestilling gjøres gjennom et sentralt organ, i stedet for hver avdeling eller avdeling av virksomheten eller annen enhet som bestiller varer og tjenester på egen hånd.Med anskaffelser som foregår gjennom en rørledning, er det mye lettere å holde rede på utgiftene og holde dem innenfor grunn.

En annen fordel for anskaffelsesdivisjonen er muligheten til å gjøre volumkjøp på varer som trengs i flere avdelinger.For eksempel kan anskaffelsessystemer som kan spore bruken av kontorrekvisita i alle avdelingene bidra til å bestemme hvor mange papirer som er nødvendige for å holde virksomheten i drift innenfor en gitt tidsramme.Ved å bruke disse dataene kan personene som driver med kjøp av anskaffelser vanligvis kommandere en lavere enhetspris ved å legge inn en enkelt stor ordre med en leverandør, og dermed spare selskapet penger.Dette ville være vanskelig å oppnå uten en slags sentral innkjøpsprosess.

Det er ikke uvanlig at en anskaffelsesdivisjon også inviterer leverandører til å delta i en anbudsprosess for selskapets virksomhet.Dette betyr at divisjonen har muligheten til å sette i gang og føre tilsyn med anskaffelseskontrakter som låser inn spesielle priser for forskjellige varer og tjenester, i det minste i en gitt periode.Divisjonen kan bruke denne modellen som en del av anskaffelser av forsyninger, eller til og med anskaffelser av bygging hvis selskapet eller kommunen driver med et byggeprosjekt.

Generelt er anskaffelsesprogrammer strukturert for å operere med integritet og ærlighet.Det er normalt en serie sjekker og balanser innebygd i systemet for å gjøre det vanskeligere å omgå etablerte prosedyrer, eller for personer som jobber i divisjonen for å motta spesiell kompensasjon i bytte mot en leverandørkontrakt.Som med enhver avdeling eller inndeling som omhandler økonomi av enhver type, blir en anskaffelsesdivisjon revidert regelmessig, normalt minst en gang i året.Dette hjelper til med å sikre at prosedyrer blir fulgt, og at alle transaksjoner gjennomføres på en måte som er både lovlige og etiske.