Hva er en anskaffelsesgruppe?

En anskaffelsesgruppe er et team av enkeltpersoner i en organisasjon eller selskap som er tildelt myndighet og ansvar for å anskaffe eller skaffe et gitt produkt eller serie produkter.Anskaffelsesgruppen kan bestå av enkeltpersoner fra forskjellige avdelinger i en organisasjon, slik at hver enkelt person kan representere behovene til personalet innen den avdelingen og kan hjelpe til i beslutningsprosessen.Gruppen kan også inkludere de med budsjettmyndighet og de som er en ekspert innenfor den typen materiale som blir anskaffet.For eksempel, hvis nye datamaskiner blir kjøpt, kan en representant fra avdelingen som bruker datamaskinene samarbeide med informasjonsteknologiavdelingen i selskapet som en del av en anskaffelsesgruppe.

Gruppens ansvar kan begynne med å identifisere et behov som må oppfylles.For eksempel vil noen grupper vurdere datasituasjonen i selskapet for å avgjøre om og når nye datamaskiner må kjøpes.I andre tilfeller er anskaffelsesgruppen imidlertid ikke samlet før en etterspørsel allerede er identifisert, og gruppen har ganske enkelt i oppgave å velge de aktuelle produktene for å imøtekomme selskapets behov.

Anskaffelsesgruppen forsker da for å bestemme hvilket produkt som best vil imøtekomme selskapets behov.Dette kan innebære kontakt med selgere, i tillegg til å delta på messer eller prøvetakingsprodukter for å avgjøre om disse produktene er effektive eller ikke.Det kan også innebære å gjøre personlig og online forskning knyttet til priser, kundeservice, kvalitet på produktet og andre variabler som påvirker om et gitt produkt ville være et godt kjøp eller ikke.

Gruppen kan ha et fast budsjett som det må fungere i.Gruppen må ta dette, og andre parametere satt av de som er i myndighet i selskapet, i betraktning.Det må da ta en beslutning eller anbefaling på grunnlag av forskningen den har gjort, og budsjettet og begrensningene som er pålagt den.

Anskaffelsesgrupper kan være ansvarlige for å faktisk foreta kjøp og/eller for å sikre kontrakter for å kjøpe med produsenten eller leverandøren etter eget valg.De kan også komme med anbefalinger for hva som skal anskaffes eller kjøpes, og en annen avdeling eller divisjon kan da gjøre det endelige faktiske kjøpet.Noen anskaffelsesgrupper har endelig myndighet, mens andre må rådføre seg med en høyere leder eller person i selskapet før de kan gjøre et kjøp eller en kontrakt for salg av varer.