Hva er et anskaffelsessystem?

Et anskaffelsessystem er vanligvis et datastyrt system designet for å administrere anskaffelsesprosessen.Anskaffelser er et begrep som brukes for å beskrive innkjøpsaktivitet for en virksomhet eller organisasjon.Det er to primære typer anskaffelsessystemer: elektroniske anskaffelser og standardinnkjøp.Begge typer systemer er allment tilgjengelige og er ofte inkludert i en ENPRISE Resource Planning (ERP) eller Accounting Software -produkt.

Selv om funksjonaliteten som er gitt varierer etter programvare, inkluderer et typisk anskaffelsesverktøy kjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, varekvitteringer og fakturabehandling.I tillegg til disse kjernekravene inkluderer de fleste systemer en rekke rapporteringsverktøy.Innebygde godkjenningsprosesser, kontroller og fondsstyringsverktøy er vanligvis standard i de større produktene.

Det primære anskaffelseskonseptet er at avansert planlegging, planlegging og gruppekjøp vil føre til kostnadsbesparelser, mer effektiv forretningsdrift og derfor økt lønnsomheten.Et anskaffelsessystem brukes til å administrere denne prosessen, og gir behandlingstid for fakturaer, sporing av totale utgifter etter varetype, samt økonomiske forpliktelser og kontantstrømstyring.Den komplette implementeringen av et anskaffelsessystem resulterer vanligvis i betydelige endringer i den eksisterende forretningsprosessen, ettersom systemet vil kreve visse interne kontroller og prosedyrer for å være på plass.

Et elektronisk anskaffelsessystem er også kjent som e-anskaffelse.Dette begrepet brukes til å beskrive programvare som lar kjøperne få tilgang til leverandørens kataloger via Internett, i tillegg til å akseptere elektroniske fakturaer.Innkjøperne velger materialet deres, angir kontoene som skal belastes for kjøpet, og opprette en innkjøpsordre i regnskapssystemet.All anskaffelsesrelatert aktivitet er fullført i det elektroniske systemet, reduserer papirarbeid og økende effektivitet.

Elektronisk fakturabehandling lar utvalgte selskaper effektivisere fakturaevaluering og godkjenning.Dataene blir deretter dirigert gjennom en serie godkjenninger på nettet før de blir behandlet for betaling i regnskapssystemet.Denne typen anskaffelsessystem er veldig populært i store firmaer, der anskaffelseskontrakter er på plass for å administrere utgiftsaktiviteter.For disse firmaene gir reduksjonen i personaletiden for fakturabehandling en utmerket avkastning på investeringen.

Et standard anskaffelsessystem er fullt integrert med regnskapsprogramvarepakken som brukes av organisasjonen.All innkjøpsaktivitet spores og administreres gjennom denne modulen, slik at firmaet kan kontrollere utgiftene og spore muligheter for større besparelser.Rapporter, analyse og internkontroll er alle innebygd i denne typen programvare og er designet rundt beste praksis.Implementering av et anskaffelsessystem er en av de enkleste måtene å forbedre driftseffektiviteten på.