Hva er et prosjektforslag?

Prosjektforslag er dokumenter designet for å presentere en handlingsplan, skissere årsakene til at handlingen er nødvendig, og overbevise leseren om å være enig med og godkjenne gjennomføringen av handlingene som er anbefalt i dokumentet.I mange tilfeller er dokumentet utarbeidet som et svar på en forespørsel om forslag (RFP) som utstedes av en nåværende eller potensiell klient.Imidlertid kan et dokument av denne typen også være forberedt på å tjene et internt formål, spesielt når noen i selskapet har en ide om hvordan man kan gjøre selskapet mer lønnsomt eller effektivt og trenger autorisasjon og støtte for å implementere handlingen.

I enhver situasjon vil et prosjektforslag være tydelig ordnet slik at leserne kan følge en logisk progresjon av tanken til konklusjonen.Mange eksempler på forslag tilbyr en grunnleggende retningslinje som kan hjelpe til og med nybegynnere å komme i sving av effektivt forslagskriving.Retningslinjene identifiserer vanligvis fem viktige komponenter eller seksjoner i ethvert prosjektforslag: introduksjon, bakgrunn, strategi, budsjettering eller finansiering og utfall.

Med den innledende delen av et prosjektforslag er ideen å fortelle leserne hva prosjektet handler om, og hvorfor det er verdt å ta seg tid til å vurdere prosjektet i utgangspunktet.I hovedsak tjener denne delen til å validere tiden og innsatsen som brukes til å presentere dataene, så vel som tiden som kreves for å lese og vurdere fordelene og gjennomførbarheten til selve prosjektet.Introduksjonen er ikke stedet å presentere nøttene og boltene i prosjektet, bare for å etablere potensialet og dyrke nok interesse til å oppmuntre leseren til å lære mer.

Bakgrunnen utgjør på de grunnleggende punktene i introduksjonen, og siterer ofte spesifikke grunnerHvorfor prosjektplanen er god, basert på historiske data, anslag på fremtidige behov og ytelse, og dagens omstendigheter i virksomheten.Bakgrunnen er med på å bygge saken for hvordan prosjektet kan imøtekomme behovene som har oppstått på grunn av tidligere handlinger, samtidig som de forventer fremtidige behov og adresserer dem på en riktig måte.For det meste vil bakgrunnsseksjonen fastslå at noe må gjøres og bane vei for å lære hvordan noe kan oppnås.

Med strategiseksjonen i prosjektforslaget er målet å skissere alle prosedyrer som er nødvendige for å gjøre prosjektet vellykket.Ofte hjelper strategien til å definere kortsiktige og langsiktige mål for prosjektet, forklarer hvordan man systematisk kan oppnå hvert trinn og hvilken type retur som kan forventes fra innsatsen.Her begynner leseren å få et inntrykk av hvor viktig prosjektet er, og potensialet det har for å hjelpe selskapet til å utnytte tilgjengelige ressurser bedre mens de posisjonerer seg for fremtiden.

Budsjettseksjonen kommer ned til det de fleste beslutningstakere må vite før de godkjenner noe prosjekt: Hva er kostnadene som er involvert i implementeringen av prosjektforslaget.I dette avsnittet må detaljene støttes med fakta og tall som er godt undersøkt og dekker alle tenkelige aspekter av finansieringen som trengs for å lansere og opprettholde prosjektet over tid.Mange forslag mislykkes her, på grunn av mangel på detaljer og støttende bevis for detaljene som er inkludert.

Endelig peker prosjektforslaget på resultatet av å implementere prosjektet.Dette er delen der alle fordelene er stavet tydelig.Fordelene kan omfatte elementer som å redusere driftskostnadene, øke den offentlige profilen til virksomheten, generere mer salg eller øke fortjenesten på grunn av mer effektiv bruk av tilgjengelige ressurser.Som med budsjettdetaljene, er det viktig at enhver nevnt fordel kan støttes av andre data for å bli alvorlig vurdert.

Å skrive et forslag er noen ganger enklere når det gis en formell RFP.Ofte vil RFP legge ut det grunnleggendeStruktur av forslaget, gi uvurderlige ledetråder med hensyn til spesifikk informasjon som er av interesse for den potensielle klienten, og definere rekkefølgen som data presenteres.Når en RFP er gitt, er det viktig å følge spesifikasjonene til dokumentet til brevet.Ellers vil forslaget bli avsatt, og en av de andre leverandørene som fulgte bestemmelsene nøye, vil bli tildelt virksomheten.