Hva er et forslag til følgebrev?

Forslag om følgebrev er profesjonelle brev som blir overført til potensielle kunder, sammen med fullførte forretningsforslag.De beste eksemplene på et forslag til følgebrev er korte, personlige, men profesjonelle, og hjelper til med å oppmuntre til en styrking av rapport mellom respondenten og mottakeren.Det er flere grunnleggende elementer som alltid finnes i denne typen bokstaver, samt noen vanlige feil å unngå.

En feil som mange forretningsfolk gjør er å bruke forslaget følgebrev som en måte å oppsummere innholdet i forslaget.Siden mange forslagsmaler inkluderer et sammendrag på slutten av dokumentet, er dette ikke nødvendig.Faktisk, inkludert denne typen detaljer i følgebrevet, skaper en situasjon der mottakeren må lese den samme informasjonen gjentatte ganger, en faktor som kan ha en negativ innvirkning på evalueringsprosessen.

En av de viktigste tingene du må huske på når du utarbeider et forslag til følgebrev er å holde det kort.Et organ på tre til fire korte avsnitt er tilstrekkelig.Å sette denne typen grenser for deg selv vil sikre at du holder hele teksten på en enkelt side, og dermed unngår feilen ved å sende det som utgjør et mini-Proposal sammen med hoveddokumentet.

Åpningen av forslaget følgebrevet skal være kort.Bruk første ledd for å takke mottakeren for at du lar deg delta i budforslagsprosessen.Det er også aktuelt å betale et kompliment til strukturen i forespørselen om forslag, eller RFP, at du ble gitt til å bruke som retningslinjer for forslaget og innleveringsprosessen.Generelt kan dette oppnås i tre til fire setninger uten å overdrive takken.

Neste avsnitt kan inneholde noe som er personlig, men fortsatt profesjonelt.Hvis forslaget blir sendt til en eksisterende kunde, er det passende å nevne hvor mye du har hatt glede av å jobbe med klienten i det siste.I tilfeller der forslaget skal til et selskap som du aldri har gjort forretninger før, kan du fokusere på den arbeidsrapporten som er opprettet gjennom telefonsamtaler, e -postmeldinger og andre kontakter du har hatt med ditt primære kontaktpunktunder utarbeidelsen av forslaget.Dette kan bidra til å forhindre at brevet blir for tørt, samtidig som man unngår feilen ved å bli for personlig.

For å lukke forslaget ditt følgebrev, oppgi forventningene dine for fremtiden.Dette kan omfatte det faktum at du ser frem til å tjene virksomheten og nyte et langt arbeidsforhold med den nye kunden.Dette avsnittet skal demonstrere tillit til kvaliteten på varene eller tjenestene du tilbyr, men ikke kaste noen form for ambisjoner på konkurrentene dine.Hold fokuset på hvor mye bra du kan gjøre klienten, ikke hvor mye bedre du er enn alle andre.

Skriv aldri forslaget ditt følgebrev før forslaget er fullført.Dette fordi du kan ha ett eller to siste minutters samhandling med mottakeren som vil påvirke tonen og innholdet i brevet ditt.I alle fall må du alltid sørge for at strukturen til brevet ditt er i tråd med det du vet om mottakerens bedriftskultur, og velg ordene dine deretter.Å ha den faktoren i tankene er en subtil måte å uttrykke din respekt for måten de gjør forretninger uten å se ut til å være nedlatende eller altfor uttrykksfull med komplimentene.