Hva er en forslagevaluering?

En evaluering av forslag er en fem-trinns prosess som brukes til å gi en balansert, upartisk gjennomgang av et formelt forretningsforslag.Denne typen prosesser finnes ofte i anskaffelser eller kontraktsadministrasjonsavdelinger for store organisasjoner eller selskaper.Hovedformålet med et forslag evaluering er å sikre en rettferdig og gjennomsiktig prosess brukes til å velge den vinnende innsendingen.Dette er veldig viktig, fordi det ofte er nødvendig med forslag for dyre prosjekter eller utgifter.

De fem trinnene som brukes i forslagevaluering er: Form et team for å gjennomgå innleveringer, sikre overholdelse av krav til innsending, gjennomgå svar mot detaljer om anbudsdokumentet, tilordne en vekt til hver kategori og score hver innsending.Forslaget med høyest poengsum er den vellykkede budgiveren.Når utvalget er gjort, blir alle selskaper som sendte inn et forslag informert om resultatene.Mislykkede selskaper har rett til å inngi søksmål hvis de føler at prosessen var partisk eller brøt kontraktsloven.

Det første trinnet i en evalueringsprosess er å danne et internt team som vil være ansvarlig for å gjennomgå innleveringer.Medlemskap i teamet bør være basert på kompetanse innen relevant prosess, relatert erfaring og en fast forståelse av anskaffelsesprosessen.I noen organisasjoner er dette teamet involvert i å lage forespørselen om forslag (RFP) eller anbudsdokument som distribueres til potensielle leverandører.Andre virksomheter kan bestemme at det å ha to separate team fjerner muligheten for interessekonflikt og innblanding i det endelige utvalget.

Vanligvis gjennomgår en anskaffelsesansvarlig eller RFP -koordinator alle innleveringer for å sikre fullstendig samsvar med alle krav.Dette er rent en administrativ sjekk for å sikre at alle bud ble mottatt før fristen, eventuell nødvendig betaling ble behandlet og at ingen sider eller dokumenter mangler.Når denne sjekken er fullført, blir kopier av forslagene fremsatt for hvert medlem av evalueringsteamet.

Teammedlemmene starter på den nye fasen av forslagets evaluering ved å gjennomgå hvert enkelt svar og sammenligne det med RFP- eller spesifikasjonsdokumentet.Hensikten med gjennomgangen er å avgjøre om forslaget adresserer alle elementene i RFP.Elementer som mangler blir noen ganger rapportert til RFP-koordinatoren, som følger opp med selskapet for å sjekke om unnlatelsen er en geistlig feil, men i mange tilfeller er ingen oppfølging gjort.

Avhengig av strukturen til teamet,En vekt tilordnes hver seksjon av RFP.Noen selskaper tar disse beslutningene som en gruppe, og andre lar hvert teammedlem ta en uavhengig dom.Den totale vekten må legge opp til 100, og kategoriene må være basert på de faktiske RFP -kravene.Selv om noen selskaper tildeler vekt til kvaliteten på den faktiske innsendingen, gjør det ikke mange, fordi dette i hovedsak tildeler poeng for å sende inn et forslag.

Det siste trinnet i forslagets evaluering er å tildele en poengsum.Hvert teammedlem tar en uavhengig avgjørelse og sender inn sitt målkort til RFP -koordinatoren, som deretter utgjør svarene og bestemmer det vellykkede forslaget.Hele prosessen skal være gjennomsiktig og forsvarbar i en domstol som objektiv og rettferdig.