Hva er en forespørsel om informasjon?

Forespørselen om informasjon, eller RFI, er en vanlig forretningsstrategi som er designet for å tillate potensielle kunder å samle inn data angående tjenestene og støtten som tilbys av forskjellige potensielle leverandører.Det nøyaktige formatet på dokumentet vil variere, basert på typen og dybden av informasjonen som klienten ønsker å få.Ofte er en forespørsel om informasjon et enkelt spørsmål og svardokument som krever veldig enkle svar, slik at klienten kan sende inn forespørselen til flere leverandører og enkelt sammenligne svarene.

Mens forespørselen om informasjon deler noen kjennetegn med forespørselen om forslag eller RFP, har kundene en tendens til å bruke RFI som et middel til å samle inn grunnleggende data som forberedelse til å avgjøre hvilke leverandører som vil bli valgt til å motta en invitasjon til å sende inn et formelt forslag.Den typiske RFI gir ikke mye i veien for bakgrunnen på klienten, og har en tendens til å fokusere mer på generell forretningspraksis, utvalget av varer og tjenester som er tilgjengelige fra leverandøren, og noen ganger standard publiserte priser.Derimot vil RFP vanligvis gå utover denne grunnleggende informasjonen, gi ytterligere data om klienten, be om priser basert på volumbruk, og invitere leverandørene til å svare med løsninger på spesifikke behov for klienten.

Fra dette perspektivet kan forespørselen om informasjon sees på som et middel til å samle informasjon som deretter blir evaluert og brukt for å bestemme neste trinn i prosessen.Hvis ideen til slutt er å oppsøke leverandører for etablering av en langsiktig kontraktsordning, kan klienten sende RFI ut til flere virksomheter som tilbyr de ønskede basisproduktene.Når alle svarene er mottatt, sammenligner klienten deretter fordelene ved hvert svar, og til slutt begrenser listen over RFP -kandidater med noen få utvalgte.På det tidspunktet blir leverandører som med hell passert gjennom dette foreløpige stadiet invitert til å sende inn et forslag, vanligvis ved hjelp av en forespørsel og et spesifisert format levert av den potensielle klienten.

En forespørsel om informasjon kan også brukes som en grunnleggende forretningsprosess for å evaluere potensielle leverandører der ingen langsiktig kontraktsavtale er praktisk.I dette scenariet tjener RFI formålet med å identifisere leverandører som tilbyr de mest konkurransedyktige standardprisene for varer og tjenester som klienten kan trenge fra tid til annen.For eksempel kan en lokal virksomhet sende ut en RFI til alle lokale kontorforsyningsbutikker som et middel til å finne ut hvilken som har den laveste prisen på generelle kontorrekvisita, hvilke som tilbyr volumrabatter hvis en ordre er over et visst beløp, ogsom leverer bestillinger med eller uten leveringsavgift.Dataene holdes på fil, slik at den lille bedriften kan ta beslutninger om hvor du kan kjøpe kontorrekvisita når behovet oppstår.