Hva er en forespørsel om forslag (RFP)?

Vanligvis referert til som en RFP, er forespørselen om forslag et dokument som er brukt av mange organisasjoner for å motta tilbud om tjenester eller varer fra potensielle leverandører.Den nøyaktige strukturen for en RFP vil variere fra en situasjon til en annen.Dette betyr at formelen for hvordan du skriver en forespørsel om forslag vil avhenge mye av kulturen til enheten som gir forespørselen og hva de håper å lære av svarene.Her er noen eksempler på elementer som finnes i mange forespørsler om forslag uavhengig av industri eller organisasjon som er involvert.

Som med mange forretningsskrivingsinnsats, vil en riktig anmodning om forslag begynne med å oppgi formålet med dokumentet.Dette kan vanligvis oppsummeres i noen få setninger og lar søkerne eller partene som er invitert til å sende inn et formelt forslag om å vite nøyaktig hva den utstedende enheten leter etter i veien for tjenester eller varer.Selv de mest tilfeldige formatene for en RFP vil inneholde informasjon av denne art.

Sammen med å si formålet eller grunnen til RFP, er det ikke uvanlig at en viss generell informasjon om enheten skal inkluderes.Informasjonen gir vanligvis begrensede detaljer om selskapets størrelse, antall lokasjoner som er vedlikeholdt og eventuelle umiddelbare planer for utvidelse som kan påvirke svarene fra søkerne.Vanligvis er ikke detaljene ment å være omfattende.Imidlertid er det vanligvis nok å tillate søkere å forske på egen hånd for å utvide forståelsen av behovene til partiet som utsteder forslagsforespørselen.

I struktur kan en forespørsel om forslag være veldig bred eller svært detaljert.Noen forespørsler er ikke lenger enn en side og inkluderer bare generelle retningslinjer for innsending, for eksempel noen få spesifikke områder å adressere, hvordan du sender inn det ferdige forslaget, og datoen som alle forslag forfaller.Andre RFP -er gir spesifikke seksjoner og et format som må følges uten å mislykkes.

Det er fordeler med begge disse tilnærmingene til å formatere forespørselen om forslag.Det brede formatet sikrer at nødvendig informasjon vil være inneholdt i responsen, men lar enheten få et inntrykk av hvordan hver søker presenterer seg når den tillater mye spillerom i responsen.Derimot forteller et meget strukturert format søkeren nøyaktig hvordan man organiserer data på en måte som garantert vil ha betydning for den utstedende enheten.Samtidig gjør den omfattende strukturen det mulig å bokstavelig talt sammenligne svarene fra flere respondenter side om side, og gå ned på listen over seksjoner en etter en.

Avhengig av hvilken type service eller varer som er involvert, kan forespørselen om forslag inneholde eksempel på scenarier som illustrerer hva opphavsmannen til forespørselen trenger fra en leverandør i både rutinemessige og nødsituasjoner.For eksempel, hvis RFP er for telekonferansetjenester, kan opphavsmannen ønske å vite om leverandøren kan garantere tilgjengeligheten av et bestemt antall havner eller linjer selv i topp forretningsperioder.Leverandøren kan også ta opp spesifikke problemer som implementering av et supportnettverk for bruk i tilfelle et selskap bred nødsituasjon, eller hvis leverandøren kan håndtere planlegging og utføre konferansesamtaler uten lite til ingen forhåndsvarsel.

Bedrifter eller andre organisasjoner som trenger å utstede en RFP, men som ikke er sikre på hvordan man strukturerer dokumentet til beste fordel, kan ofte begynne prosessen ved å bruke en av de mange gratis forespørselen om forslag til malmal som er funnet på nettet.Disse malene kan endres etter behov.I noen tilfeller vil malene komme med minst en forespørsel om forslag, som vil tjene som en guide for den enkelte eller teamet som er siktet for ansvaret for å utarbeide RFP.