Hva er en reisepolitikk?

En reisepolitikk er organisert innsamling av regler og forskrifter som en ansatt vil observere når han driver med en eller annen form for reise på vegne av arbeidsgiveren hans.En lydpolitikk for lydfirma vil gi instruksjoner om hvilken type utgifter som vil bli absorbert av virksomheten og hvilke utgifter som er den ansattes ansvar.Vanligvis er det satt grenser for visse linjeartikler i forretningsreiserpolitikken, for eksempel den totale godtgjørelsen for måltider per dag, kostnader for hotellovernatting, leiebil og flybillett, og til og med på hvor mye penger som kan brukes på å underholde kunder.En lydpolitikk gir ressursene som trengs for å utføre oppgaven, men holder fortsatt kostnadene for forretningsreisen innen grunn.

I mange tilfeller er bedriftens reisepolitikk definert skriftlig og presenteres for en ansatt før han drar på forretningsreise.Tanken er å sørge for at den ansatte forstår hvilken type utgifter selskapet er villig til å anta, og hvilke som ikke er tillatt.Dette er faktisk en hjelp til den reisende ansatte, siden han eller hun vil vite om selskapet vil betale for et måltid som er bestilt fra romservice, eller vil dekke kostnadene ved å fly i førsteklasses i stedet for i forretnings- eller trenerstatus.På det tidspunktet kan den ansatte bestemme om de skal gå med fasilitetene selskapet er villig til å tegne eller oppgradere og betale forskjellen ut av sin egen lomme.

Reisepolitikken til et selskap kan omfatte nødvendigheten av å bruke spesifikke leverandører som en del av reiseplanene.For eksempel kan en virksomhet ha en rabattplan med en gitt leiebilleverandør, et spesifikt flyselskap eller til og med en bestemt hotellkjede.Når dette er tilfelle, kan den ansatte bli pålagt å benytte seg av disse rabattene når og som mulig.Å velge å ikke benytte seg av rabattprogrammene kan bety at arbeidsgiveren bare dekker en del av forretningsutgiftene.For eksempel, hvis arbeidstakeren bestemmer seg for å bo på et hotell som ikke har en rabattordning med arbeidsgiveren når hotellet over gaten har den typen ordninger på plass, kan arbeidsgiveren bare betale en fast prosentandel av hotellregningen,i stedet for å dekke hele utgiftene.

I økende grad benytter selskaper seg av bedriftskredittkort som utstedes til ansatte som reiser regelmessig.Når dette er tilfelle, vil reisepolitikken inneholde en vaskeri over hvilken type utgifter som kan belastes på kortet, og hvilke utgifter som må håndteres ut av lommen og sendes inn på en utgiftsrapport senere.Denne tilnærmingen kan ofte komme begge parter til gode, siden ansatte kan bruke bedriftskortet til større utgifter i stedet for å bruke kontanter eller deres personlige kredittkort og vente på refusjon.Samtidig drar selskapet fordel av at noen ansatte vil fokusere mer på å bruke kortene for tillatte utgifter og avstå fra å pådra seg kostnader som må betales ut av lommen.