Hva er kontonciliation?

Uansett om det å administrere et husholdningsbudsjett med bruk av en personlig sjekkekonto eller jobbe i regnskapsavdelingen for en virksomhet, er sjansen stor for at de fleste vil delta i kontonconciliation med jevne mellomrom.I hovedsak har denne prosessen å gjøre med å sørge for at mengden likvide eiendeler som er vist i sjekkbokDokumentasjon for hver transaksjon utført i perioden som vurderes.Folk bør føre alle innskuddsslipper, poster over uttak fra minibanker, elektroniske betalinger, kansellerte sjekker og det siste settet med kontoutskrifter sammen til de har avstemt den aktuelle perioden.Å kunne raskt bekrefte begynnelsesbalansen for perioden og deretter redegjøre for hver transaksjon med et dokument vil fremskynde prosessen med å enten bekrefte at kontoinnehaveren og banken er enige, eller vil hjelpe henne å raskt oppdage eventuelle avvik.

Skulle kontoinnehaveren finne et avvik av noe slag, bør hun bruke dokumentene sine for å isolere opprinnelsen til problemet og komme i kontakt med banken umiddelbart.For eksempel kan hun legge merke til at begynnelsesbalansen for perioden ikke samsvarer med sluttbalansen for forrige periode, selv om alt ble avstemt på den tiden.Dette er et tegn på at hun kanskje trenger å snakke med finansinstitusjonen sin og finne ut hva som skjedde.Sjansen er stor for at det er en enkel feil som vil bli korrigert når den blir gjort oppmerksom på banken.Uten å ha dokumentene i orden og forene kontoen, kan avviket imidlertid gå upåaktet hen i flere måneder og bli veldig vanskelig å spore opp.

Kontoeiere bør huske å sette av en bestemt tid hver måned for avstemming av kontoer.Å sette av oppgaven vil ganske enkelt gjøre det vanskeligere.Selv om dette kanskje ikke er et stort problem med det første, bør folk huske på at hvis det er noe å forske på, er det mye lettere å gjøre etterforskningen før enn senere.Dette gjelder spesielt virksomheten, der en ansatt med et autorisert debetkort på en reisekonto kan ha ikke klart å slå inn en kvittering.Å jogge hans eller hennes minne og få en kopi av kvitteringen vil være mye enklere hvis hendelsen skjedde de siste to ukene i stedet for to måneder siden.