Hva er en godkjenningsarbeidsflyt?

En godkjenningsarbeidsflyt er en forretningsprosess som krever godkjenning av en annen ansatt, for eksempel en leder, før du fortsetter eller fullfører.Eksempel på godkjenningsarbeidsflyter inkluderer å ha et medlem av den juridiske avdelingen avmelding på en ny annonse før den går til å skrive ut eller kreve ledergodkjenning for ansattes utgifter som overstiger et visst beløp.Mange selskaper bruker forretningsarbeidsflytprogramvare for å automatisere godkjenningsarbeidsflyter.

Godkjenningsarbeidsflyter kan være så spesifikke som nødvendig.Kriterier for en godkjenningsarbeidsflytprosess kan omfatte transaksjonsbeløp, potensiell verdi av et salg og typen ansatt som håndterer oppgaven.Andre problemer som kan utløse en godkjenning inkluderer hvor lang tid en ansatt har jobbet for selskapet eller arten av oppgaven en ansatt utfører.Flere kriterier kan også kombineres for å utløse en godkjenning.

I arbeidsflytprogramvare kan en godkjenningsarbeidsflyt utløse en rekke varsler.Personen som må gi godkjenning kan motta en e-post, en tekstmelding, et pop-up-varsel eller en melding i selve programvaren.Oppgaven eller dokumentet som trenger godkjenning kan frosne til den er godkjent, eller det kan forbli tilgjengelig for redigering av andre.Godkjenningen kan godkjenne forespørselen, nekte den eller gi den videre til en annen ansatt.I noen systemer kan en godkjenningsarbeidsflyt kreve flere godkjenninger.Når en leder for eksempel godkjenner en kontrakt, kan den for eksempel kreve godkjenning fra en advokat for selskapet.

Flere eventualiteter bør tas i betraktning når du bygger en godkjenningsarbeidsflyt.For eksempel bør godkjenninger ha frister, hvoretter forespørselen om godkjenning blir gitt videre til en annen potensiell godkjenner.Frister bør ta hensyn til prioriteringen av oppgaven og andre tilkoblede frister.For eksempel, hvis en grafikk må være på skriveren innen fredag for å være klar for et kommende messe, må den komplette godkjenningsarbeidsflyten relatert til den grafikken fullføre innen fredag.Arbeidsflytprogramvaren bør også være klar over godkjenningsferier og sykedager, slik at godkjenningsforespørsler ikke forsvinner.

En godkjenningsarbeidsflyt kan gi verdi til en eksisterende kreativ eller forretningsarbeidsflyt.Det kan skape konsistens ved alltid å kreve godkjenning når visse betingelser er oppfylt, i stedet for å stole på menneskelig minne for å huske når og fra hvem du skal søke godkjenning.En godkjenningsarbeidsflyt kan også garantere at nye, uerfarne ansatte ikke gjør visse kostbare feil.Det kan bidra til at skruppelløse ansatte ikke kan behandle falske salg eller omgå etablerte prosedyrer også.