Hva er en automatisert sekretær?

En automatisert sekretær er en enhet som ruter ringer på et kontor.Disse enhetene brukes ofte av små bedrifter som en måte å gi et grunnleggende filter mellom kontoret og uønskede telefonsamtaler, for eksempel telemaremerker eller gale tall.Større virksomheter vil ofte ha en virkelig sekretær for å utføre denne funksjonen, noe som gjør den automatiserte sekretæren overflødig.Dette begrepet brukes ofte synonymt med virtuell sekretær, men de to er faktisk veldig forskjellige.En virtuell sekretær er en faktisk person, bare ikke en som er til stede i selve virksomheten.

I de fleste tilfeller er en automatisert sekretær en liten boks som kobles til telefonlinjen mellom telefonen og veggen.Når et kjent og godkjent nummer ringer linjen, vil sekretæren tillate samtalen å gå direkte til telefonen.Hvis en ikke -godkjent, ukjent eller begrenset antall anrop, vil den automatiserte sekretæren avskjære det.

Generelt betyr en avskjæring av denne typen at et automatisert system svarer på samtalen og ber om grunnleggende informasjon fra den som ringer.Etter å ha fått svar på spørsmålene, vil enheten ringe den tilkoblede telefonen og videresende den informasjonen til mottakeren mdash;som da har muligheten til å ta samtalen.En virtuell sekretær er en uavhengig entreprenør som opererer som sekretær fra et eksternt sted.Vanligvis vil disse arbeiderne ha et hjemmekontor og utføre felles sekretærarbeid, ofte for flere forskjellige selskaper.Vanlige oppgaver inkluderer å svare på telefonen, transkribere innspilte brev eller taler og gjøre reisearrangementer.

Selv om de to typene sekretærer er veldig forskjellige, har de en lignende generell metodikk.Ved å fjerne både plassen og kostnadene for en tradisjonell sekretær, er en virksomhet i stand til å løpe med mye lavere overhead.Dette gjør at en virksomhet kan fungere på et nivå der den kan ha gått konkurs under det tradisjonelle systemet.I tillegg vil bruk av de automatiserte telefonfunksjonene til en virtuell sekretær ofte tillate en virksomhet å fremstå som større og bedre organisert.

I tilfelle av den virtuelle sekretæren gir outsourcing av arbeid ytterligere fordeler.En enkelt arbeidstaker kan jobbe for en rekke selskaper samtidig, i stedet for å bli tvunget til en enkelt deltidsjobb.I tillegg lar det å jobbe hjemmefra mennesker med små barn, funksjonshemminger eller uforutsigbare tidsplaner fortsette å operere i arbeidsstyrken.