Hva er dokumentmontering?

Dokumentmontering er prosessen med å lage elektroniske dokumenter ved å bruke segmenter av eksisterende eksisterende dokumenter for å samle eller sette sammen et nytt dokument.Denne prosessen kan administreres manuelt, eller bruke forskjellige typer programvare for automatisk å kombinere maler med datakilder som et middel til å montere det nye dokumentet.Denne prosessen kan vellykket brukes med alt fra å lage en ny kontrakt til å utarbeide brev til en ny salgskampanje.

Den faktiske prosessen med dokumentmontering innebærer bruk av tekstbehandlingsprogramvare som det grunnleggende verktøyet for å lage det nye dokumentet.I sin enkleste tilnærming innebærer dette å bruke et blankt dokument som utgangspunkt for prosjektet.Kompilatoren åpner deretter andre tekstbehandlingsdokumenter som allerede er i lagring, og lokaliserer seksjoner eller segmenter som er relevante for formålet med det nye dokumentet.Verktøy som er inkludert i programvareproduktet, lar deretter kompilatoren kopiere ønsket tekster fra de eldre dokumentene og lime inn den samme teksten på det nye dokumentet.Kompilatoren kan også legge til fersk tekst for å knytte alle de limte segmentene i en sammenhengende og logisk flyt av informasjon, justere skriftstørrelser, farger og typer for å passe til formålet med det nye dokumentet, og lagre og lagre dokumentet til det er nødvendigfor distribusjon.

Mens prosessen med dokumentmontering kan håndteres manuelt, er det også mulig å bruke avanserte programvarealternativer for automatisk å hente data i lagring og importere det til det nye dokumentet.For eksempel, hvis et salgsteam ønsket å utarbeide brev som kunngjør utgivelsen av et nytt produkt til sin eksisterende kundebase, kan kroppen til den nye bokstavmalen settes sammen ved å importere tekst fra en salgsbrosjyre.Et annet dokument kan gi den elektroniske kopien av selskapet masthead.For å fullføre prosjektet, får dokumentmonteringsprogramvaren tilgang til salgsdatabasen og importerer kundenavn og adresserer til de riktige feltene på den nye bokstavmalen.På det tidspunktet kan brevene skrives ut eller sendes som e -post til alle kunder.

En av fordelene med dokumentmontering er at tilnærmingen kan spare mye tid.For eksempel kan utarbeidelse av et stort antall salgsbrev for distribusjon ta timer eller til og med dager, avhengig av mengden brev som må adresseres og skrives ut.Ved å bruke programvare for å håndtere monteringsprosessen, kan det som ellers ville være et hele dagsprosjekt fullføres på to timer eller mindre.Fra dette perspektivet hjelper dokumentmontering til å øke produktiviteten, noe som til slutt gjør at virksomheten kan være mer lønnsom.