Hva er dokumentautomatisering?

Dokument automatisering er prosessen som datadokumenter opprettes på en semiautomatisk måte.Denne typen programvare brukes mye av bedrifter, juridiske enheter og alle som produserer et bredt spekter av dokumenter.Et dokument opprettes vanligvis ved å bruke en mal med spørsmål og områder som enkelt kan byttes og endres.Selv om det er bra for noen applikasjoner, vil andre finne dokumentautomatisering ikke så nyttig i dokumentproduksjon.

Dokument automatisering starter med en mal.For eksempel, hvis et juridisk selskap er kontrakt for å skrive opp en leiekontrakt, brukes en leasingdokumentmal.Denne malen har all nødvendig tekst for å gjøre den offisiell, sammen med områder der selskapet kan gjøre raske endringer for å tilpasse malen for kundens spesifikke behov.

En måte disse endringene gjøres i dokumentautomatisering er gjennom spørsmål.Disse spørsmålene er målrettet mot skjemaet eller malen og gjøres slik at skjemaet umiddelbart blir endret for klientens behov.Et spørsmål om et lånedokument, for eksempel, kan være om lånet skal vare 10, 20 eller 30 år.Alle områder der denne informasjonen gjelder vil bli endret for å koordinere med svaret gitt.

Det er også områder der forfatteren raskt kan endre tekst.Dette brukes ofte til å fylle ut klientens navn og kontaktinformasjon.Rullegardinmenyer som viser eksempler på lagerskriving kan også brukes.Grafikk kan også være i stand til å bli manipulert, spesielt hvis dokumentautomatiseringsprogrammet er laget for bedrifter, fordi en virksomhet sannsynligvis vil legge til logoen sin til dokumentet.Ved å ha et område der grafikk kan legges til og endres, kan virksomheten legge til en logo med bare noen få klikk.

Dokumentautomatisering er vanligvis gjort enten som et frittstående program eller et tillegg.Dette gjør at brukeren kan holde seg til sitt favorittprogram og bare bruke automatiseringsfunksjonene til dokumentmontering, eller bruke et helt annet program som kan ha andre programmer som mangler.I begge tilfeller må brukerens datamaskin kunne håndtere minne- og behandlingsbehovene til programmet hvis monteringsprogramvaren skal fungere ordentlig.

De fleste selskaper vil finne programvare for dokumentmontering for å være nyttige, men det er noen som ikke vil.Hvis et selskap er dedikert til å håndskrift hvert dokument og gjøre hvert enkelt annet, vil det ikke være nyttig å automatisere prosessen.Hvis hovedtyngden av dokumenter som er laget, ikke kan brukes på et skjema fordi hver og en er betydelig forskjellig, er dokumentautomatisering heller ikke nyttig.