Hva er elektronisk anskaffelse?

Elektronisk anskaffelse er prosessen med å kjøpe materialer over Internett.Den faktiske definisjonen av elektroniske anskaffelser er bruken av elektroniske datasystemer for å administrere hele anskaffelsesprosessen, fra kjøp til betaling.Det motsatte av elektroniske anskaffelser er elektronisk handel.I elektronisk handel eller e-handel er selskapet vertskap for et nettsted og infrastruktur for å tillate kunder å kjøpe materiale på nettet.En elektronisk anskaffelsesprosess er bruken av et annet selskaps nettsted for elektronisk handel.

For å sette opp elektroniske anskaffelser, er det tre elementer som må løses: forretningsprosess, integrasjon med regnskapssystem og støtte.Den viktigste grunnen til å implementere denne typen anskaffelser er kostnadsbesparelsen for innkjøpsorganisasjonen.Den økte effektiviteten reduserer personalets tid og innsatsnivå som kreves for å oppdatere kjøpesystemet manuelt, samt administrere betalingsprosessen.

Det er to forretningsprosesser brukt: sentralisert og desentralisert.I en sentralisert modell velger brukere sine varer fra et online shoppingverktøy eller skriver inn detaljene i kjøpsforespørselen deres ved å fylle ut et online skjema.Disse forespørslene er rettet til sentrale anskaffelsespersonell, som gjennomgår dem, legger til interne kontoer, velger leverandøren og deretter sender inn innkjøpsordren.Den primære rollen til anskaffelsespersonell er å sikre at den aktuelle leverandøren blir valgt og pakker lignende ordrer sammen.

I en desentralisert modell kan hver enkelt eller avdeling bruke det elektroniske verktøyet til å lage innkjøpsordrer for varer eller tjenester de trenger.Disse ordrene sendes direkte til leverandøren.Det er ingen samhandling med den interne anskaffelsesavdelingen.

De aller fleste selskaper med ressurser til å støtte elektroniske anskaffelser er store nok til å ha et ENP) -system (Enterprise Resources Planning (ERP) eller integrert regnskapssystem.Disse typene systemer inneholder alle de administrative funksjonene til virksomheten sammen, noe som gir større fleksibilitet og delegering av ansvar.Anskaffelsesmodulen er vanligvis integrert i regnskapssystemet, slik at innkjøpsordrer og fakturabetalinger kan behandles gjennom begge modulene.

Elektronisk anskaffelse krever støttepersonell både internt og på leverandørnivå.Noen firmaer oppretter en avdeling for kundeservice dedikert til opplæring, dokumentasjon og støtte for det elektroniske systemet.Andre integrerer alle de administrative funksjonene i en enkelt støttegruppe.

Elektroniske anskaffelser er spådd å oppleve jevn vekst i løpet av de neste fem til ti årene, ettersom firmaer ser ut til å redusere ineffektivitet, øke bruken av teknologi og forbedre forretningsprosesser.Det er en rekke programvareselskaper som spesialiserer seg på dette feltet.I tillegg legger mange regnskapsprogramvarefirmaer til denne funksjonen til deres standardtilbud for å imøtekomme kundens etterspørsel.