Hva er Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management er et programvareprodukt som administrerer skriftlige dokumenter.Denne typen programvare finnes ofte i store selskaper eller institusjoner.Kravet til denne typen programvare vokste fra bruk av tekstbehandlingsprogrammer for å utvikle innhold og behovet for å administrere denne prosessen med et stort antall redaktører og bidragsytere.

Det er to klasser av Enterprise Content Management Solutions: Nettstedsinnholdsstyring ogForretningsprosessinnholdsstyring.Begge klasser gir et standard sett med funksjoner og funksjonalitet designet for å forbedre styringen av dokumenter, redigering, versjonering og godkjenninger.Den faktiske implementeringen av disse konseptene er forskjellig mellom de to alternativene.Dette har innvirkning på gjennomsiktighet og forretningsprosess som kreves for å bruke disse systemene.

I et nettsted for innholdsstyringssystem for nettsteder blir resultatet av arbeidsflyten publisert på selskapets nettsted.Alle dokumenter, utkast og versjoner lagres og vedlikeholdes på en webserver.For å få tilgang til dette systemet går brukerne inn på internett og får tilgang til selskapets nettsted.De oppgir et brukernavn og passord for å se innholdet de er ansvarlige for å opprette, redigere og godkjenne.

Hvert dokument som skal publiseres på nettstedet, må opprettes i dette systemet.Artikkelforfatteren sender den deretter inn til teamet for redigering.Ulike brukere kan få tilgang til dokumentet, redigere og lagre endringene.Programvaren sporer endringene gjort av hver person og holder versjonene i riktig ordre.

På slutten av redigeringsprosessen blir dokumentet sendt til godkjenner for gjennomgang.Godkjenningen gjennomgår den endelige utkastets versjon og er i stand til å se alle redigeringer og endringer som er gjort og av hvem.Etter godkjenning blir dokumentet publisert til nettstedet.

Business Process Enterprise Content Management System er satt opp på en nettverksdokumentserver og ligger bak bedriftsbrannmuren.Tilgang gis basert på din posisjon og ansvarsnivå.I dette miljøet lagres dokumentene i tekstbehandlingsprogramvare, slik at brukere enkelt kan bruke eksisterende verktøy for å oppfylle kravene.

Dokumentene kan være mal- eller skjemabasert og lagres i et delt depot.Brukere får tilgang til malene og oppdater dem etter behov.Etter fullføring blir dokumentene lagt ut på den delte katalogen, og en varsel sendes til neste person i forretningsprosessen.De gjennomgår og redigerer dokumentet etter behov.Etter fullføring er dokumentet godkjent og ingen ytterligere endringer kan gjøres.