Hva er støtte fra frontkontoret?

Støtte for front office innebærer en serie stillingsoppgaver som er pålagt å holde den daglige driften av en virksomhet som kjører jevnt.Disse oppgavene inkluderer ofte felting av kundesamtaler til de riktige avdelingene, svarer på kundespørsmål, arkiverer dokumenter, legger inn data i relevante dataprogrammer og behandler økonomiske transaksjoner.Ulike typer støttejobber fra frontkontoret er skreddersydd for forskjellige selskaper og organisasjoner.Medisinske, juridiske, utdannings- og småbedriftskontorer har hver unike ansvarsområder, selv om det overordnede formålet med et frontkontor er å presentere et profesjonelt og effektivt bilde av organisasjonen for publikum.

Ulike frontkontorjobber inkluderer de av funksjonærer,resepsjonister og administrative assistenter.Disse jobbene kommer vanligvis med varierende ansvarsnivå, avhengig av ansattes erfaring og utdanning, og de tilhørende pliktene kan noen ganger overlappe hverandre for frontkontoransatte i små organisasjoner.Filpersoner er ofte ansvarlige for å føre organiserte poster over trykte dokumenter og legge inn gjeldende kundeinformasjon i database- eller regnearkprogrammer.Resepsjonister hilser først og fremst kunder som kommer inn på frontkontoret og svarer på innkommende telefonsamtaler, og de overfører vanligvis også samtaler til andre avdelinger via et flerlinjesystem.Administrative assistenter kan utføre disse arkiverings- og kundeserviceoppgavene i tillegg til å arrangere arbeidsgiverne daglige tidsplaner og behandling av en rekke dokumenter.

Avhengig av størrelsen og ressursene til en gitt virksomhet, kan støttepersonalet for frontkontor også være ansvarlig for noen typer finansielle transaksjoner.De kan behandle kredittkortbetalinger for produkter eller tjenester og utstede kunder kvitteringer for disse betalingene.Noen organisasjoner som outsource lønningsbehandlingen, kan kreve at en av frontkontorstøttearbeiderne henter de ferdige sjekkene fra lønnsselskapet.Denne ansatte er da noen ganger ansvarlig for å distribuere sjekkene til resten av kontoret på en riktig måte.

Siden et støtteapparat i frontkontoret er en viktig del av enhver organisasjon, gjennomfører mange virksomheter en frontkontoranalyse med jevne mellomrom.Denne typen kvalitetskontrollstudier undersøker effektiviteten, organisasjonen og profesjonaliteten til frontkontorpersonalet og formulerer måter å gjøre nødvendige forbedringer på.Resultatene fra en frontkontoranalyse danner noen ganger grunnlaget for promotering og lønnsøkende beslutninger for ansatte i frontkontoret.Støttepersonell som mottar positive anmeldelser fra en analyse er vanligvis de som er i stand til å samhandle godt med kunder, samarbeide som et team og utføre sine oppgaver med få om noen feil.