Hva er fakturahåndtering?

Fakturaadministrasjon er en intern forretningsfunksjon som er ansvarlig for å administrere dokumenter fra leverandører eller leverandører.Fakturaer representerer et kildedokument i regnskap.Kildedokumenter skisserer spesifikk informasjon knyttet til en økonomisk transaksjon.Leverandører tilbyr vanligvis eksterne tjenester som vedlikehold, verktøy, kontorrekvisita eller reklame for bedrifter.Leverandører representerer selskaper som gir bedrifter økonomiske ressurser.Økonomiske ressurser inkluderer råvarer og direkte arbeidskraft som trengs for å produsere forbruksvarer eller tjenester.Bedrifter bruker fakturahåndteringsprosesser for å sikre at leverandører og leverandører mottar betaling på rettidig måte.

En vanlig fakturahåndteringsprosess er treveis kampsystemet som finnes i betaling av kontoer.Innkjøpsordrer representerer selskapets interne informasjon som gir enkeltpersoner spesifikk autorisasjon til å kjøpe varer fra leverandører eller leverandører.To eksemplarer av innkjøpsordrer eksisterer vanligvis i en virksomhet.Den ene blir sendt til leverandøren eller leverandøren, og en blir beholdt i selskapets regnskapsavdeling.Dette dokumentet kommer i spill senere under fakturaadministrasjonsprosessen.

Selskaper som bruker programvare for forretningsteknologi kan bruke elektroniske kopier av innkjøpsordrer.I stedet for å opprettholde en papirkopi i en fil, kan selskaper skanne denne informasjonen til en serverdatabase.Dette lar enkeltpersoner gjennomgå eller hente innkjøpsordren etter behov.Forretningsprogramvare kan også øke nøyaktigheten av informasjon om innkjøpsordre.

Det andre dokumentet i treveis kampfakturahåndteringssystemet er mottakerbilletten.Mottaksbilletten og indikerer at alle varer eller tjenester ble mottatt av selskapet i henhold til innkjøpsordren.Å motta billetter er vanligvis ansvaret for selskapets lager eller administrativt personale.En kopi av innkjøpsordren og mottak av billett sendes til regnskap for å fullføre fakturabetalingen.

Mange leverandører og leverandører tilbyr kunder 30 dager å betale før de vurderer gebyrer og renter på ubetalte saldo.Kontoer som betales funksjonærer vil sende inn mottaksbilletten og innkjøpsordren i en enestående fil.Når du mottar leverandørens endelige faktura som ber om betaling, vil Ceplayables Clerk samsvare med alle tre dokumentene for å sikre informasjonskampene.Å matche hvert dokuments informasjon er kjernen i det treveis fakturahåndteringssystemet.Bedrifter betaler sjelden leverandører eller leverandører hvis dokumentene ikke stemmer overens.Når betalingsprosessen er fullført, vil funksjonærer kutte en sjekk for fakturaen, be om signatur fra eieren eller passende leder, og sende sjekken.

Bedrifter kan bruke tilpassede fakturahåndteringssystemer.Bedriftseiere og ledere vil utvikle et system som best støtter back office og regnskapsfunksjoner.Større organisasjoner som mottar flere hundre fakturaer hver måned, kan ønske et enklere system enn treveis kampen.Fakturaadministrasjon krever ikke at alle selskaper bruker det samme systemet.