Hva er fakturabehandling?

Fakturabehandling er en serie prosedyrer for håndtering av fakturaer for å sikre at de blir betalt på riktig måte.Individuelle virksomheter har vanligvis sine egne prosesseringssystemer, som involverer medlemmer av regnskapspersonell, samt veiledere og annet personell.Programvare for å hjelpe deg med fakturabehandling er tilgjengelig for å effektivisere prosessen, gjøre det lettere å finne poster og gi rask tilgang til gjeldende utestående fakturaer.

Prosessen starter med levering av en faktura via faks, e -post, e -post eller et annet system.Et medlem av regnskapspersonalet må åpne og gjennomgå fakturaen for å bestemme hvordan de skal gå frem.Det kan ha et innkjøpsordrenummer, noe som indikerer at personen som har ansvaret for den innkjøpsordren må bekrefte det.Dette kan innebære å sjekke fakturaen mot faktiske varer mottatt og bekrefte at en person godkjente kjøpet i utgangspunktet.Hvis det ikke er til stede noe innkjøpsordre, må regnskapsføreren undersøke dokumentet for å bestemme hva slags produkt eller tjeneste som er under diskusjon.

I elektronisk fakturabehandlingssystemer kan folk registrere fakturatataene, inkludert den opprinnelige leverandøren, detaljer, forfallsdato, og så videre, opprette en sporbar databaseoppføring.Regnskapsveiledere kan be om lister over ventende fakturaer sortert etter forfall og andre parametere.Når en regnskapsfører godkjenner betaling, kan midler sendes ut med sjekk, elektronisk midler overføring og andre metoder ved å bruke leverandørinformasjonen på filen.Hvis en leverandør er ny, kan det hende at regnskapsavdelingen må ta kontakt for å samle informasjon hvis faktureringsdataene ikke er fullført.

Bedrifter logger betalingene sine etter sjekk eller bekreftelsesnummer, avhengig av hvordan de sender inn midler, for å opprette en post som viser når og hvordan de betalte.Når pengene er sendt, kan regnskapsavdelingen merke at fakturaen er betalt og flytter den ut av kontoen som skal betales i hovedbøkene.Hvis en tvist oppstår om betalinger, er disse postene tilgjengelige for gjennomgang for å finne ut hvor en betaling kom på villspor, og hvordan du kan løse problemet.

Antall trinn som er involvert i fakturabehandling kan variere, avhengig av selskapet og systemene det detbruker.Failsafe er innebygd for å unngå problemer som dobbeltbetalinger, betale på uautoriserte kjøp, eller manglende betaling av en faktura innenfor vilkårene som er tildelt.Hos en liten virksomhet kan en enkelt person ha ansvaret for disse betalingene, mens større selskaper kan ha en hel konto som skal betales som er ansvarlig for å håndtere all fakturabehandling, for hver leverandør fra leverandører av verktøy til underleverandører et selskap bruker på spesifikke prosjekter.