Hva er kontoradministrasjon?

Kontoradministrasjon er prosessen med å føre tilsyn med den daglige driften av et kontor.Administrasjonsoppgaven er vanligvis ansvaret til en kontoradministrator eller leder.Avhengig av den generelle driftsstrukturen i organisasjonen, og kompleksiteten i oppgaver knyttet til operasjonen generelt, kan lederen eller administratorens ansvar fokusere på noen få kjerneoppgaver, eller involvere styring av et bredt spekter av funksjoner.

En av kjerneoppgavene knyttet til kontoradministrasjon er ledelsen av de ansatte tilknyttet kontoret.Vanligvis er kontoradministratorer ansvarlige for å føre tilsyn med kontorpersonalet, og sørge for at hver ansatt har ressurser som er nødvendige for å kompetent utføre sine tildelte oppgaver.Administratorer fungerer også som feilsøkere, og gir støtte og hjelp til ansatte når uvanlige situasjoner oppstår under fullføringen av en tildelt oppgave.Det er ikke uvanlig at administratorer er ansvarlig for å gjennomføre periodiske ansattevalueringer, anbefale lønnsøkninger eller gi ansatte utbedring eller kryssopplæring som et middel til å hjelpe de ansatte til å forbedre forholdet til arbeidsgiveren.

sammen med å styre og støtte ansatte, innebærer kontoradministrasjon også å sørge for at kontoret alltid har ressursene som trengs for å forbli produktive.Dette innebærer å koordinere reparasjonene på kontorutstyr som ikke fungerer, eller utarbeide og sende inn forespørsler om nytt utstyr når det er nødvendig.Kontoradministratorer blir ofte siktet for oppgaven med å administrere bruk av kontorrekvisita som papir, skriveinstrumenter, skriverbånd og andre gjenstander som er i konstant bruk rundt kontoret.Kontoradministratoren prøver å holde kontoret til å fungere innenfor sitt tildelte budsjett til enhver tid, og har ofte noen innspill i budsjettplanleggingen for kommende regnskapsperioder.

Avhengig av omfanget av kontoradministrasjon som er involvert, kan en arbeidsgiver kreve at en administrator har minst en to-års grad fra en akkreditert utdanningsinstitusjon, med den graden i et felt relatert til den generelle funksjonen til virksomheten.Med kontormiljøer som er mer komplekse, kan en administrator bli pålagt å ha en fire-årig grad i et passende studiekurs.Mange selskaper foretrekker å promotere innenfra, noe som betyr at noen som begynner på arbeid i en inngangsposisjon, til slutt kan få den opplæringen som er nødvendig for å bli en del av kontoradministrasjonen.Når dette er tilfelle, hjelper arbeidsgiveren normalt arbeidstakeren muligheten til å videreføre utdannelsen, både gjennom å gi hjelp til å få en grad, og med en slags mentorprogram på jobben.