Hva er anskaffelsespolitikk?

En anskaffelsespolitikk er ganske enkelt regler og forskrifter som er satt på plass for å regulere prosessen med å skaffe varer og tjenester som er nødvendig av en organisasjon for å fungere effektivt.Den nøyaktige prosessen vil forsøke å minimere utgifter knyttet til kjøp av varer og tjenester ved å bruke slike strategier som volumkjøp, etablering av en fast vaktliste for leverandører og etablere ombestillingsprotokoller som hjelper tiloperasjon.Både små og store selskaper så vel som ideelle organisasjoner bruker rutinemessig en slags anskaffelsespolitikk.

Det er ingen riktig måte å etablere en anskaffelsespolitikk.Faktorer som størrelsen på virksomheten, tilgjengeligheten av leverandører til å levere nødvendige varer og tjenester, og kontantstrømmen og kredittet til selskapet vil ofte påvirke kjøpsinnkjøpstilnærmingen.Størrelsen på selskapet vil sannsynligvis også utgjøre en forskjell i dannelsen av anskaffelsespolitikk, ved at et lite selskap kanskje ikke kan kommandere volumkjøpsrabattene som et stort selskap med relativt lett kan administrere.

På samme måte påvirker omstendighetene og økonomiske målene for virksomheten eller enheten valg av anskaffelsessystemer.Noen systemer er enkle manuelle prosesser som benytter seg av eldre metoder, for eksempel et flip -kortsystem for å spore kjøp, utstedelse av varer til forskjellige avdelinger og en kjørende oversikt over varelager som brukes til å planlegge fremtidige kjøp.I dag gjør elektroniske systemer det mulig å automatisk spore alle disse funksjonene, og inkluderer automatisk å generere rekvisisjoner og innkjøpsordrer når nivåer av en gitt varelement er nede på et visst nivå.

E-anskaffelse er en vanlig måte å plassere og spore ordrer i dag.Leverandører etablerer nettverkstilkoblinger med klienter som gjør det mulig å tømme inn anskaffelsesprogrammer som brukes av klienten og automatisk legge inn bestillinger, ved å bruke Internett for å etablere tilkoblingen.Programmer av denne typen gjør det også mulig å raskt spore ordreoppfyllelse, leveringsdatoer og til og med gjennomgå eventuelle anskaffelseskontrakter som for tiden er på plass.

Om anskaffelsespolitikken innebærer etablering av prosedyrer for anskaffelse av bygging, eller styrer kjøp gjort av en produsent eller en veldedighet, vil en solid policy være til nytte for organisasjonen ved å holde kostnadene i linje og tydelig definere hvordan kjøp vil bli gjort.Etter hvert som behovene til enhetens endres, er det en god sjanse for at anskaffelsespolitikken blir justert for å oppfylle de nye omstendighetene.Dette er nødvendig for å sikre at policyen fortsetter å fungere i selskapets eller ideelle organisasjon og holde anskaffelsesprosessen enkel og ryddig.